История создания электронного архива документов

Архивирование – это отрасль деятельности, которая выполняет традиционные задачи и функции в каждой стране мира. Будь то передовое государство в мире с точки зрения культурного, экономического развития или государство, не отличающееся богатством, процветанием - везде архивы делают то же самое. Но как они это делают - другой вопрос. Сохранение, пополнение, использование национальной памяти - основная задача, ради которой была организована архивная работа в широком смысле этого слова. На каждом этапе исторического развития России, конечно же, предъявлялись определенные требования, которые ставили перед архивистами задачи, без которых невозможно модернизировать архивное дело, продвигать его и делать современным.

---

Успейте заказать решение контрольной работы в Омске , чтобы успеть до дедлайнов.

---

Сегодня особенно актуальна задача внедрения информационных технологий в развитие архивного дела. Достижения последних лет в компьютерных технологиях и огромный рынок относительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер для офисной работы. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации. Актуальность темы. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. В настоящее время оснащенность государственных электронныъх архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям. Цель курсовой работы – изучить историю создания электронного архива документов. В связи с поставленной целью были обозначены следующие задачи: - изучить понятие электронного архивирования; - рассмотреть этапы создания электронного архива; - охарактеризовать понятие архива электронных документов; - рассмотреть основные тенденции развития законодательно-нормативной базы электронных архивов документов в России; - рассмотреть международный опыт организации электронных архивов документов; - проанализировать проблемы обеспечения сохранности электронных архивов документов и возможные пути решения. Объект исследования – электронные архивы документов. Предмет исследования – изучение особенностей истории электронных документов. Методы исследования. В данной работе были использованы методы анализа, сравнения. Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, и списка литературы.  

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически растущее и постоянно пополняющееся собрание архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия страны. Российская Федерация – это народы Российской Федерации, как по информационным ресурсам, так и по постоянному хранению» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию. В настоящее время роль электронных архивов документов значительно возросла. С каждым годом государственные органы и организации сталкиваются с все более острой проблемой создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Ожидается, что архивы электронных документов станут серьезным источником информации для принятия важных решений на всех уровнях власти в ближайшие годы. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и способы их преодоления занимают центральное место в методологии организации архивов данного типа. Само понятие электронного архива документов предполагает, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата. Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Основные направления информатизации: - организация учета документов Архивного фонда РФ; - автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ; - использование и публикация документов (организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователями т.д.); - использование средств автоматизации при проведении научно-методических работ в государственных архивах; - автоматизация организационно-распорядительных функций архивного фонда. Основные проблемы в обеспечении безопасности электронных архиво документов можно свести к следующему: - обеспечение физической безопасности и целостности файлов, содержащих электронные документы; - создание условий для длительного чтения информации; - обеспечение условий для воспроизведения электронных архивов документов в так называемой человекочитаемой форме. Решения в области электронного архивного хранения электронных документов еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в электронном архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Нормативно-правовые акты 1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя редакция) Учебная литература 2. Артизов А.Н. О состоянии делопроизводства и архивного дела в России / А. Н. Артизов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2019. – С. 34-35 3. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М. П. Бобылёва. - М.: Издательство МЭИ, 2018. – С. 67-68 4. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле. Учебник / Н.Н. Куняев и др. - М.: Логос, 2017. – С. 231-233 5. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле. Учебник / Н.Н. Куняев и др. - М.: Логос, 2017. – С. 321 6. История создания архивов. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://mosarchiv.com/poleznoe/u3n/ot-gubernskikh-arkhivnykh-khranilisch-do-elektronnogo-arkhiva/ (дата обращения 08.12.2021) 7. История создания архивов. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://djankoiadm.ru/p_735_istoriya_sozdaniya_arhivov.html (дата обращения 08.12.2021) 8. Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флинта, Наука, 2019. – С. 123-124 9. Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Учебное пособие / С. Ю. Кабашов. – М.: Флинта, 2018. – С. 43-44 10. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Учебное пособие. Гриф УМО вузов России / С.Ю. Кабашов. - М.: Флинта, 2019. – С. 143 11. Козлов В. П. Российское архивное дело / В.П. Козлов. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2018. – С. 54-55 12. Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования / Т. Н. Котлова // Вестник архивиста. – 2018. С. 76-77 13. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение / М. В. Ларин. – 2018. – С. 65 14. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов:проблемы, практика, рекомендации / В. И. Тихонов. – 2019. С. 121-122 15. Храмцовская Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле / Н. А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2019. – С. 231-233.