Статья описывает основные этапы управления проектами, включая инициацию, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, а также завершение проекта. Каждый из этих этапов играет важную роль в успешном выполнении проекта и достижении его целей. В тексте приводятся ключевые задачи и методы, используемые на каждом этапе управления проектами, что помогает читателю понять важность структурированного подхода к управлению проектами.
В нашей жизни присутствует множество разнообразных проектов. Такие обыденные дела как приобретение долгожданного автомобиля, путешествие с семьей, покупка квартиры и многое другое также относятся к проектам. На первый взгляд несхожие направления объединяются по способу достижения. При этом, важно понимать разницу между проектом и процессом или задачами.
Процесс — это совокупность действий для решения поставленных задач. Основным признаком процесса считается его повторяемость, то есть набор действий выполняется систематически. Процесс состоит из известных методов и ожидаемых итогов. Проект же напротив не имеет четко определенного результата.
Проект — это набор последовательных действий по достижению поставленной задачи или задач. При этом действия должны быть определенными и последовательными. Описание таких действий называется планом. Каждый проект обладает следующими обязательными признаками, которые и отличают проект от процесса или задач:
Соответственно задача и процесс являются составными частями любого проекта. Совокупность нескольких связанных между собой проектов называют программой. Такие проекты взаимозависимы и влияют на результативность друг друга. Не связанные и независимые друг от друга проекты объединяют в портфель проектов. Стратегическим проектом называют основной проект, который существенно влияет на все остальные, и который находится в приоритете. Проекты по своему содержанию можно разделить на следующие виды:
Любой проект предполагает управление им. Такая деятельность именуется «управление проектами» или «проектный менеджмент». Управление проектами — это деятельность по урегулированию процессов, ресурсов. Главная цель управления достижение результата самым оптимальным способом. Управление предполагает выстраивание системы, схемы работы.
Управление проектами включает следующие аспекты:
Процесс управления проектом распределяют на несколько этапов. От тщательного планирования каждой стадии зависит итоговый успех. Выделяют 5 базовых этапов проектного управления:
Стадия зарождения проекта. Когда только формируются цели, ожидаемый результат, какие проблемы будут решены, а или задачи — достигнуты. На этом уровне проект формируется обобщенно, привлекаются центральные участники для формирования идеи, обсуждения способов достижения, совершение первичного анализа продуктивности. Составляется экономическое обоснование проекта, где указывается предполагаемый бюджет, сроки, участники, приоритетная цель и итоговый результат. После этого становится ясно выгоден ли проект или нет.
Из самого названия понятно, что на этой стадии формируется план действий. Это один из главных этапов, от качества и детальности планирования зависит как минимум 50% успеха всего мероприятия. В планирование входит формирование скелета проекта — определение первостепенных элементов: времени, задач, действий. Сам проект распределяется на под этапы, устанавливаются графики, дедлайны. Определяется перечень ресурсов. Для правильной постановки задач используют такие методы планирования как «SMART» постановка целей, где каждая задача должна отвечать следующим параметрам:
При коллективной работе также может использоваться метод постановки целей «CLEAR», где задача должна быть:
Этап когда прописанные действия и процессы перетекают в их непосредственную реализацию. Здесь команда фокусируется на достижении поставленных целей и опирается на документацию и методологию, установленные предыдущими этапами. Данный этап сразу показывает насколько детально проработана предыдущая стадия планирования. При подведении промежуточных итогов стадии исполнения могут быть внесены корректировки в план, график, схему или в процесс в целом. Если проект не комплексный и не включает много задач, то исполнение происходит упрощенным способом — планирование задания, описание схемы, исполнение и переход к следующему, т. е. пошаговое исполнение. Когда проект сложный и многозадачный, тогда происходит одновременная реализация нескольких заданий.
По другому этот этап именуют контролем за исполнением проекта участниками. Главная задача данной стадии определить результативность проекта. На этом уровне собираются отчеты о выполненной работе, сверяются плановые графики с полученными показателями, формируются прогнозы и заключения по поводу конечного результата. При мониторинге важно выяснить причины отклонения от графика и не выполнения заявленного объема задач и отрегулировать соответствующие процессы. Важно отметить, что для оценки на этапе мониторинга должна быть предварительно сформирована методология мониторинга и критерии оценки именно под данный проект.
На этом этапе происходит проверка достигнутых результатов, подводятся итоги проделанного объема работ:
Результат проекта согласно методике «SMART» должен быть измеримым в виде новой технологии, продукта, услуги, документального заключения.
