Порядок использования бланков документов

Бланк документа — основа корпоративного стиля и порядок в делопроизводстве

Бланки документов — обязательная часть любого официального делопроизводства. Формы обеспечивают единый стиль оформления, создают профессиональный образ организации и упрощают процесс работы с документацией.

ИИ «Шедеврум

Что такое бланк документа?

Это стандартная, установленная форма, предназначенная для внесения в нее переменной информации. Бланки используются для оформления различных видов документации: организационно-распорядительной, финансовой, кадровой и другой. Применение бланков обеспечивает унификацию документов, упрощает и ускоряет процесс их заполнения.

Классификация бланков документов

Бланки документов можно классифицировать по нескольким признакам:

1. По содержанию:

• распорядительные (приказы, распоряжения, постановления);
• информационно-справочные (письма, справки, докладные записки);
• бланки кадровых документов (трудовые договоры, личные карточки, приказы по личному составу);
• финансовые (счета, акты, накладные).

2. По уровню утверждения:

• общегосударственные (утверждаемые на федеральном уровне);
• ведомственные (утверждаемые министерствами и ведомствами);локальные (утверждаемые внутри организации).

3. По способу изготовления:

• типографские;
• изготавливаемые на принтере.

Порядок использования бланков

Порядок использования бланков регулируется внутренними нормативными актами организации, а также законодательством о делопроизводстве. Рассмотрим этапы использования карточек.

Подготовка бланка

Первый шаг — изготовление макета, включающая в себя выбор шрифта, размера и типа шрифта, расположение обязательных реквизитов (наименование организации, должности, даты, номера и т.д.), логотипа, печать, а также границы текстовых полей. 

Печать форм карточек производится в специализированных типографиях или на офисных принтерах с функцией печати бланков. 

Формы хранятся в специально отведенном месте, где обеспечивается целостность и невредимость.

Перед заполнением формы необходимо убедиться в его соответствии всем установленным требованиям. При использовании типографских форм следует проверить их подлинность и целостность.

Заполнение бланка

Заполнение должно производиться аккуратно, разборчиво, без сокращений и исправлений. Информация вносится на основании первичной документации или иных источников. Обязательно соблюдение правил орфографии и пунктуации. Необходимо правильно располагать реквизиты в соответствии с установленным форматом и месте расположения.

Подпись и утверждение документа

Заполненная карточка должна быть подписана уполномоченным лицом. Подпись может быть единоличной или коллегиальной (с печатью организации).

Некоторые оформленные виды требуют дополнительного утверждения руководителем организации или иным должностным лицом.

Хранение и учет

Карточки документов являются документацией строгой отчетности и подлежат учету и хранению в соответствии с установленными правилами:

• ответственность за хранение и выдачу возлагается на специально назначенных для этого ответственных лиц.
• учет ведется в специальных журналах или реестрах.
• формы хранятся в условиях, исключающих порчу и несанкционированное использование карточек.

Примеры бланков документов

Бланки существуют в формах:

• письма: используется для оформления писем и других официальных сообщений;
• договора: применяется для оформления договоров между организациями;
• счетов: используется для оформления счетов на оплату товаров или услуг;
• приказа: необходима для оформления приказов руководителя организации;
• актов: применяется для оформления актов о приемке работ, о передаче имущества и других актов.

Строгое соблюдение порядка оформления и использования бланков — важное условие ведения юридически значимого делопроизводства в организации для обеспечения единого стиля оформления документации.