Деловые коммуникации

Модуль 2. Формы деловых коммуникаций. Задания. 1. Разработайте практические рекомендации: 1.1. Подготовка руководителя к публичному выступлению. Определяя практические рекомендации, направленные на подготовку, следует выделить три типа правил: предварительная отработка навыков риторики; непосредственная подготовка к публичному выступлению; изучение навыков поведения во время выступления. При предварительной отработке следует выработать приемы, связанные с поддержкой общей готовности работы с аудиторией. Данный аспект связан с развитием навыков хорошего рассказчика, нарабатыванием навыков риторики (выступление перед воображаемой аудиторией, создание краткой копии своего выступления, применение опыта известны ораторов). При непосредственной подготовке к выступлению важно уделить внимание его структуре и связанности, определив основную идею, историю развития вопроса, накопленный опыт, тенденции развития проблемы, предложения по решению, заключение. При изучении навыков поведения во время выступления важно применять преимущества устной речи, используя определенную манеру. Следует помнить про естественность речи и жестов, а также в отдельных случаях делать пометки в тезисах. Важным средством изучения может служить ведение видеозаписи с последующим анализом поведения. 1.2. Организация и проведение презентаций. Организуя проведение деловых презентаций, следует выявить следующие факторы: определить круг приглашенных, разослать приглашения, подготовить материал и мультимедийное оборудование. Также важно четко сформулировать тему, определить тип встречи – формальный или неформальный. При проведении презентации значим и выбор имиджевой составляющей – помещения, возможности организации кофе-брейка, привлечении обслуживающего персонала. При проведении презентации важно соблюдение требований ко времени длительности, регистрации участников, соответствие заданному статусу мероприятия. При этом значим фактор контроля за всеми составляющими презентации, включая рассылку анонсов, а также ее завершение и обмен мнениями. 1.3. Подготовка и проведение деловых переговоров. Определяя подготовку и проведение деловых переговоров, следует отметить, что существует две группы: официальные и неофициальные, а также внешние и внутренние. При этом для всех видов основные этапы примерно одинаковы: 1. Подготовка к переговорам. 2. Ведение переговоров. 3. Анализ результатов и выполнение договоренностей. На первом этапе важно определить проблемы, выявить свои мотивы и цели, а также рассмотреть все возможные выходы из ситуации (уступки). На втором этапе важно ознакомление с помещением (если переговоры на территории партнера) или подготовка собственного помещения. Для реализации непосредственно процесса переговоров важно применение вербальных и невербальных средств, языковых и коммуникативных навыков. Поведение в процессе переговоров можно построить по следующей схеме: мотивация собеседника, получение информации, передача информации, побуждение к принятию решения, собственно принятие решения. На третьем этапе важно провести обсуждение следующих моментов: что способствовало успеху в общении, причины возникших трудностей, пути их преодоления, замечания по подготовке к переговорам, неожиданности, поведение партнеров, удачные стратегии 2. Проанализируйте следующие конкретные ситуации: Ситуация 1 Говоря о завоевании внимания аудитории, возможно сделать акцент на своем образе, чтобы пробудить интерес у коллег. При этом следует проработать речь, усилив ее эмоционально или применив яркую презентацию. В данном аспекте возможно и применение настроенности на слушателей, аудиторию, ставя себя в положение слушателей, предполагая то, о чем бы хотели услышать именно они. Возможно использование речевых приемов (драматизации речи), а также жестов «от сердца», следует отметить и возможность применения юмора. Ситуация 2 Говоря о предпосылках поведения партнера в данной ситуации, следует выделить, что его, возможно, испугали резкие и энергичные жесты. Именно поэтому, принятием «закрытой» позы он выражает неприязнь. Для начала следует уменьшить эмоциональный пыл, проверяя ответную реакцию потенциального партнера. При этом важно проявление именно дружелюбного настроя по отношению к партнеру, быть естественным, чаще соглашаясь с ним. При этом подавляется отстраненность партнера, он успокаивается. Важно и применение согласительных оборотов речи: безусловно, вы правы, согласен. При этом важно остановиться и послушать мнение партнера, быть готовым к возражениям, попытаться под него подстроиться. Ситуация 3 Говоря о подготовке к производственному совещанию, следует провести следующую подготовку: собрать и проанализировать данные; определить оптимальное время, связанное с решением проблемы; определить точный круг людей, которые готовы к обсуждению, во имя избежания лишних споров и непонимания; заранее предупредить присутствующих о необходимости личной подготовки по теме совещания; продумать возможные альтернативы решения проблемы; убедиться в готовности технических средств (веб-камеры, средства для показа презентаций); предпринять меры по написанию протокола для формирования последующих выводов; попросить секретаря подготовить необходимые канцелярские принадлежности заготовить заранее шаблоны протоколов и выводов. Ситуация 4 Руководителю при ситуации, когда на совещании люди не слушают друг друга, указать на необходимость порядка и взаимного уважения. При этом, пользуясь правами главного, он может прервать того, кто нарушает установленные правила, при этом не давая участникам совещания перебивать друг друга. Важно при этом, при обсуждении личных позиций, мягко вернуть всех к настоящей теме обсуждения, гася назревающие проблемы в зародыше. Если же становится понятно, что совещание не имеет смысла быть продолженным, то следует отпустить сотрудников. Ситуация 5 В случае применения позиции противостояния отдельного сотрудника, следует вежливо указать на время совещания, поблагодарить и попросить сотрудника укладываться в заданный временной интервал. При этом важно подчеркнуть, что на совещание отведен всего час и поэтому говорить следует четко и по теме. В случае повтора руководителю следует предельно точно указать на необходимость ценить время, как свое, так и других, требуя кратко изложить проблемы. Можно также отдельно попросить сотрудника изложить все претензии в письменном виде. Отдельно можно рассмотреть следующий вариант: для экономии времени не приглашать на собрания данного сотрудника, поскольку эффективность совещания складывается из затраченного времени.