Исходные понятия и представления о Делопроизводстве

Современному обществу справедливо дают название «информационного». Это объясняется, тем, что дальнейший прогресс общества, основывается на информации и ее применении. В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий (юридических лиц) возникают документы многочисленных видов, разнообразного характера, содержания и назначения. Все они являются носителями информации и используются в деятельности управленческого аппарата. Документы после их использования группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения. Правильная группировка документов в дела обеспечивает быстрый поиск исполненных документов по их содержанию и видам. Всестороннее использование документов достигается с помощью научно обоснованной первичной классификации документов в делопроизводстве по наиболее существенным признакам их сходства и различия, которая закрепляется в специальных классификационных справочниках - номенклатурах дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, которые создаются в делопроизводстве учреждения и оформлены в соответствующем порядке с указанием сроков хранения дел . Она нужна всем предприятиям для того, чтобы установить единый порядок формирования дел, обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и виду, определить сроки хранения документов, чтобы знать, когда их можно уничтожать.

С латыни термин «документ» означает «свидетельство, образец, доказательство». Если раньше это понятие охватывало довольно узкую область «официальных и важных бумаг», то сегодня объяснить, что такое документ, довольно сложно. В общем смысле современный документ представляется как электронный (материальный) объект, в котором размещена информация в определенном виде, и предназначен этот объект специально для передачи содержимого во времени и пространстве. Так, документом могут быть и журнал, и скульптура, и пр . В более узком представлении, документ являет собой носитель информации, облаченный в письменную форму и удостоверяющий существование конкретных фактов определенной значимости. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ используется в разных сферах деятельности, поэтому понятие «документ» имеет много значений и зависит от того, в какой области он применяется. Документ, фиксирует информацию, тем самым, обеспечивая ее хранение и накопление, а также вероятность передачи другим лицам и неоднократное применение. Документы создаются социумом, так как он выполняет необходимые обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ является полифункциональным объектом, выполняющим ряд взаимосвязанных общественных функций.

ДОУ базируется на нормативно-методической базе, которая является совокупностью законов, нормативно - правовых актов и методических документов, регламентирующих методику создания документа, его обработки, хранения и использования в деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, штаты, функции, должностные инструкции и другое. В многовековой истории российского делопроизводства еще не было такого этапа, на котором государством проводилось столько бы последовательных мероприятий по налаженности российского ДОУ и приведению его к мировым стандартам. Это подтверждает принятие в двухтысячных годах целого ряда Федеральных законов, Правительственных регламентов, инструкций, ГОСТов, кодексов, положений и т.д. Важность и значимость нормативных и правовых документов в деятельности ДОУ существенно возросла в последнее время. Документоведение стало исполняться по единым установленным правилам. Работу с документами, строят на основании законодательной и нормативно-методической базы, которые касаются вопросов документирования и работы учреждений. В Российской Федерации на данный момент работает ряд общегосударственных нормативно-правовых законов, которые регламентируют общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами . Нормативно-методическая база по документоведению разрабатывается разными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Делопроизводство неразрывно связано с развитием государства. Можно даже сказать, что степень развития сферы делопроизводства отражает степень развития государства. В данной работе в сжатой форме сконцентрированы важнейшие исходные понятия и представления о делопроизводстве. Мы дали определения основным понятиям делопроизводства. Определили его структуру, виды. Рассмотрели основные процессы документооборота. Также была дана подробная характеристика документа, как основной составляющей делопроизводства. Дано определение термина «документ», описаны его функции. Представлена классификация документа по некоторым признакам. Кроме этого мы проанализировали нормативно-правовую базу делопроизводства, на основе которой строится работа учреждений. Подводя итоги вышесказанному, можно сделать вывод о том, что сфера делопроизводства в нашей стране в последние десятилетия активно развивается, так как расширяется терминологический аппарат и перерабатывается нормативно-правовая база.

1. Басаков, М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие [Текст]/ М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с. 2.Демин, Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст]/ Ю. Демин.- Издательство: Питер, 2009. 3. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база [Текст]/ О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова, М. А. Шитова.- Издательство: Омега-Л, 2009. 4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов [Текст]/С.Л. Кузнецов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 5. Петелин, В. Г. Делопроизводство на предприятии. Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие» [Текст]/ В. Г. Петелин.- Издательство: Ось-89, 2006. 6. Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря [Текст]/ Е. П. Смирнова.- М.: Омега-Л, 2010. 7. Эффективное делопроизводство [Текст]// И.В. Клоков, В.С. Пташинский.- Издательство: Питер, 2008. 8. Храмцовская, Н.А. Что такое «документ»? [Текст] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - N7 (июль), 2004 г. 9. Все о делопроизводстве [Эл. ресурс]: http://delo-ved.ru 10. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 [Эл. ресурс]: КонсультантПлюс http://base.consultant.ru/cons/ 11. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 [Эл. ресурс]: Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/ 12. Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела: Энциклопедия делопроизводства [Эл. ресурс]: http://www.edou.ru/enc/