Совершенствование системы документооборота на предприятии

Данная работа посвящена изучению методов совершенствования системы документооборота на предприятии. Актуальность рассматриваемой темы определяется важностью изучения данного вопроса. В условиях экономического кризиса, нестабильности экономического развития, жизнеспособность организации, как никогда ранее, определяется эффективностью управления. Сегодня основным ресурсом управления, несомненно, является информация. Управление организацией, с точки зрения технологии, представляет собой процесс получения, обработки и передачи зафиксированной в документах информации. Документы являются основным инструментом управления в любой российской организации независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений. Эффективность управления документами определяет, таким образом, эффективность управления организацией.

---

Если понадобилось срочно заказать реферат в Иркутске , Work5 не будет медлить.

---

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Цель работы – рассмотреть пути совершенствования на предприятии. Задачи исследования: 1) изучить сущность и понятие управления документооборотом на предприятии; 2) рассмотреть классификацию документооборота на предприятии; 3) провести анализ службы документооборота на предприятии ООО «Бюро оценки. Экспертизы и страхования». Объект исследования – документооборот. Предмет исследования – документооборот на предприятии. По структуре работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы. Первая глава исследования посвящена рассмотрению основ документооборота на предприятии. Во второй главе работы нами проводится анализ документооборота на предприятий ООО «Бюро Оценки, Экспертизы и Страхования». Источниковую базу исследования составили журналы, книги, статьи, электронные ресурсы.

Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес-процессами предприятия. Система документооборота — это система, содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также неструктурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия. Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия. Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес-процессов предприятия.

1. Ансофф И. Стратегическое управление. М.: Экономика, 2019. - 345 с. 2. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления (тезисы доклада). // Делопроизводство. 2020. - № 1. - С. 418. 3. Баласанян В.Э. Электронный документооборот глазами профессионала. // Банки и технологии. 2022. - № 1. - С. 720. 4. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. М.: ЭКСМО-Пресс, 2021. - 480 с. 5. Грей К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство / Пер. с англ. М.: Издательство «Дело и Сервис», 2019. - 528 с. 6. Демушкин А.С. Основные принципы оценки эффективности информационного менеджмента. // Делопроизводство. 2019. - № 4. -С. 914. 7. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / A.M. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. A.M. Карминского. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2018 - 624 с. 8. Капитонов Э.А. Корпоративная культура: стратегическое направление развития социально-трудовых отношений: Дис. . д-ра социол. наук. -Ростов н/Д, 2020.- 426 с. 9. Кузнецов СЛ. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства. // Делопроизводство. 2019. - № 3. -С. 452.-№4.-С. 56-59. 10. Ларин М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления. // Делопроизводство. 2021. - № 1. - С. 307. 11. Лозенко В.К. Менеджеру основы технознания и технетики. // Бизнес-образование. - 2021. - № 2. - С. 562. 12. Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. // Секретарское дело. 2020. - № 11. - С. 554. 13. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001. // Делопроизводство. 2019. -№ 3. - С. 664. 14. Косов В.В. и др. Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов / В.В. Косов, А.Г. Шахназаров, В.Н. Лившиц. -М.: Экономика, 2021.-421 с.