Информационно-документационное обеспечение деятельности интернет-магазина

В современном мире благодаря стремительному развитию информационных технологий трудно представить себе компанию, даже небольшую, без автоматизированной информационной системы (ИС). Интернет-магазины в настоящее время используют бумажные технологии для составления и обработки бухгалтерских документов и отчетов. Это усложняет работу сотрудников и увеличивает их рабочее время. Человеческий фактор означает, что документ может быть потерян или пропущен, что приведет к нарушению целостности и безопасности информации, отсутствию денежных средств и потере доверия руководителя к персоналу. Если проанализировать рабочий процесс компании, то можно увидеть, что основным процессом является торговля.

---

Хотите узнать сколько стоит заказать курсовую работу в Томске ? Рассчитайте на нашем онлайн-калькуляторе.

---

Прежде всего, этот процесс должен быть автоматизирован. Сегодня вопросы об электронной коммерции обычно касаются того, какие каналы лучше всего использовать для ведения бизнеса в Интернете, но один из самых животрепещущих вопросов - это правильное написание электронной коммерции. Правда в том, что не существует какого-то одного правильного или неправильного варианта, и обычно все сводится к предпочтениям. По своей сути электронная торговля или электронная коммерция - это просто покупка и продажа товаров и услуг с использованием Интернета, когда покупки совершаются онлайн. Однако этот термин часто используется для описания всех усилий продавца при продаже товаров непосредственно потребителям. Электронная торговля начинается, когда потенциальный клиент узнает о продукте, и продолжается через покупку, использование и, в идеале, постоянную лояльность клиентов. Данные являются основой наиболее успешных операций электронной коммерции, которые используют преимущества лучших практик, таких как целевой маркетинг по электронной почте, сегментация аудитории и автоматизация маркетинга. Например, последующее общение с клиентом при продаже через Интернет после того, как он положил товар в корзину, но не завершил сделку, может значительно повысить вероятность совершения продажи. Каждый розничный продавец ежедневно выполняет сотни, если не тысячи мелких задач, занимающих от двух до пяти минут. По отдельности они никогда не кажутся значительной потерей времени. Но вместе они уменьшают производительность и тормозят рост. Исследования рекомендуют не концентрироваться на постепенных изменениях, а сосредоточиться на улучшениях, которые могут коренным образом изменить работу организации. Автоматизация электронной коммерции - это предоставление своим сотрудникам и себе самому самого важного - времени. Более того, ускоряет весь рабочий процесс в целом, имеющую высокую ценность в нынешних условиях: переобучение персонала новым процессам выполнения заказов, кризисные коммуникации, заключение новых сделок с поставщиками, решение кадровых проблем, эксперименты, продажи и маркетинг, итерации продукта. Другими словами автоматизация электронной коммерции - это программное обеспечение, созданное для преобразования множества задач или процессов в автоматизированные процессы, которые разумно выполняются именно тогда, когда это необходимо. Это то, как компании могут делать больше с тем, что у них есть. Как и в большой компании, так и в маленькой, документация управляется. В конце концов, каждый руководитель знает, что поддержка документооборота является неотъемлемой частью жизни компании. Автоматизация электронной коммерции может принимать множество различных форм, таких как маркировка клиентов для сегментации и маркетинга, стандартизация визуального мерчандайзинга, оптимизация отслеживания и отчетности, а также остановка рискованных заказов. В каждом рабочем процессе цель одна: упростить задачи. Поэтому данное исследование является актуальным в связи с растущей активностью в области электронной коммерции. Онлайн-покупки - это уникальная возможность просмотреть все товары сразу и улучшить впечатления от покупки. Однако следует помнить, что одним из важных критериев на пути к успешной электронной коммерции является своевременный сбор информации. Современная электронная коммерция становится все более конкурентной, поэтому важно точно понимать, чего хочет клиент, и быстро предоставить ему это, чтобы он не затерялся среди сотен и тысяч подобных интернет-магазинов. Для этого владелец интернет-магазина должен организовывать, анализировать и управлять быстрым сбором данных. Качественный интернет-магазин с хорошим управлением рано или поздно достигнет желаемого уровня посещений и покупок. В этот момент возникает необходимость в автоматизации процессов, поскольку автоматизация позволяет интернет-магазину развиваться быстро и успешно. Практическая значимость исследования заключается в разработке конкретных мер по совершенствованию информационного и документационного обеспечения деятельности интернет-магазина с учетом действующих нормативных актов, а также современных методов автоматизации процессов управления, позволяющих наладить рабочий процесс таким образом, чтобы вся деятельность качественно и эффективно распределялась между персоналом и электроникой. Анализ литературы по теме исследования показывает, что проблема построения и IT-поддержки управления интернет-магазинами находится в центре внимания не только практических менеджеров и руководителей компаний, но и ученых. Этот вопрос отражен в работах таких исследователей, как Бетина З.Н., Бетин Д.А., Брагин Л.А., Егоров Д., Кобелев О.А., Сибирская Е.В., Сапожникова Д.Н., Усманова И.В., Юрасов А.В. и др. Так же в области документоведения работали такие исследователи как Кузнецов И., Офман Е., М., Травин В., В. Янковая В. Ф. При написании работы были изучены такие официальные документы, например ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 атак же учебники как «Организация работы с документами», в которых рассказывается о тонкостях работы с документами. Так же были изучены справочные пособия такие как «Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно». Ещё одним истоком о современных особенностях документооборота были статьи, например «Защищенный электронный документооборот». В работах этих авторов особое внимание уделяется раскрытию таких проблем, как: - общие теоретические основы организации электронной коммерции; - классификация систем электронной коммерции; - правовое регулирование электронной коммерции в России; - автоматизация операций электронной коммерции; - документальное оформление розничной продажи товаров через электронную коммерцию. Проблемы, затронутые в работах ученых, помогли сформировать тему и предмет, а также цель и задачи исследования. Объектом исследования является система информационно-документационного обеспечения управления Sleeplandya. Предметом исследования являются процессы организации работы интернет-магазина Sleeplandya, включая документальное сопровождение покупки и продажи товаров через Интернет. Целью работы является повышение эффективности продаж через интернет-магазин путем совершенствования системы документооборота интернет-магазина Sleeplandya, разработанной на основе ее системно-комплексного анализа. Достижение этой цели предполагает определение и решение следующих задач: 1) изучение теоретических основ организации электронной коммерции в России; 2) изучить особенности документирования торгово-закупочной деятельности интернет-магазина Sleeplandya; 3) выявить проблемы развития информационно-документационной системы управления в Sleeplandya; 4) разработать проект внедрения автоматизированной информационной системы управления в Sleeplandya; 5) оценить экономическую эффективность проекта. При написании работы использовались такие методы исследования как: анализ и синтез, а так же дедукция и индукция. Теоретическую и методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме организации электронной коммерции, а также нормативно правовые акты и ГОСТы. Эмпирическая база исследования состоит из материалов профессиональной периодики, интернет-источников, внутренних (локальных) актов и документов Sleeplandya. Структура работы включает: введение, три главы, заключение и список источников и литературы. Первая глава является теоретической. В ней разбираются основные понятия данной темы, а так же законодательные основы интернет коммерции. Вторая глава аналитическая. Она посвящена анализу работы выбранного предприятия, его деятельности в области интернет торговли и особенностей ведения своей предпринимательской деятельности. Третья глава носит рекомендательный характер. В ней предлагаются способы и методы улучшения работы. Данные предложения делаются на основе выявленных недочётов и направлены они преимущественно на их устранение.  

Быстро развивающиеся информационные технологии, появление и широкое распространение Интернета влияют на образ жизни, поведение и принятие решений потребителей. Поэтому необходимо совершенствовать коммуникационную стратегию организации, адаптироваться к изменениям во внешней среде и по-новому взглянуть на процесс коммуникации между бизнесом и потребителем. Маркетинговая коммуникация в онлайн-среде имеет специфические особенности и преимущества по сравнению с оффлайн-коммуникацией. Необходимо детально проанализировать способы коммуникации в Интернете, их функции, возможности и преимущества, чтобы использовать комбинацию инструментов, обеспечивающих наибольшую эффективность в решении проблемы и достижении цели. Их использование должно сочетаться с критериями эффективности коммуникации и моделью взаимодействия потребителя с информационным сообщением. При наличии необходимых инструментов автоматизация компьютерных операций может быть удивительно простой и принести значительные выгоды. Понимание этих преимуществ и некоторых препятствий поможет вам заручиться поддержкой проекта автоматизации операций. В качестве основных преимуществ автоматизации операций чаще всего назывались снижение затрат, производительность, доступность, надежность и производительность. С точки зрения руководства, надежность, доступность, производительность, эффективность и снижение затрат являются весомыми аргументами для принятия решения по автоматизации операций. Однако достижение этих преимуществ требует дисциплины для преодоления препятствий. Если понимать, предвидеть и соизмерять эти препятствия с потенциальными преимуществами автоматизации, они не должны помешать вашим планам. По мере того, как автоматизация становится реальностью, всплывают некоторые проблемы с персоналом. Многие системные операторы рассматривают автоматизацию как прямую угрозу своему существованию. Отсутствие стратегии для решения проблем персонала и управления его участием - один из самых простых способов потерпеть неудачу при внедрении автоматизации. Малые предприятия - это предприятия, основанные на предпринимательской деятельности малых предприятий, малые предприятия, формально не входящие в объединения, сектор экономики, включающий индивидуальное предпринимательство и малые частные предприятия. Малый бизнес - актуальная тема в современном мире. Исходя из вышесказанного, можно выделить следующие характеристики документации для управления малым бизнесом. Во-первых, на малом предприятии отсутствует услуга DMS как таковая. На малом предприятии с небольшим количеством сотрудников и, соответственно, низкой общей нагрузкой по документационному обеспечению, выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не отделу. Во-вторых, для канцелярской работы в небольшой компании характерно то, что обязанности секретаря гораздо шире, чем у канцелярского работника в крупной компании. Секретарь на малом предприятии выполняет все задачи сотрудников отдела делопроизводства. Секретарь готовит документы, регистрирует их, контролирует, размножает документы, создает файлы и отвечает за хранение документов. В-третьих, в небольшой компании объем документации невелик. Специфические особенности малого предприятия таковы, что документация может быть сведена к минимуму, соответствующему возможностям и потребностям малого предприятия, с выполнением только самых необходимых функций. В-четвертых, документация в небольших организациях в основном составляется по мере необходимости, а не на постоянной основе. В-пятых, отличительной особенностью управления документами на малом предприятии является то, что если рассматривать управление документами в целом, то организация и технология работы с документами будет подчиняться тем же правилам, что и на любом другом предприятии. Все особенности документационного обеспечения будут заключаться в документировании деятельности. При анализе документооборота в sleeplandya также выяснилось, что за документооборот отвечает секретарь, у которого нет должностных инструкций. В организации также отсутствует организационная документация, регламентирующая работу организации в целом и работу с сотрудниками. Документация не соответствует стандартам, а документирование основной деятельности организации проводится крайне редко. Поэтому, если компания разработает и утвердит обязательную документацию такую как должностные инструкции для персонала, регламент управления документами, документы по учету и стандартизация форм документов в Sleeplandya. Введение этих документов решит многие из существующих проблем в организации, поскольку только регламентированная деятельность по документационному обеспечению позволяет своевременно получать необходимую информацию для принятия управленческих решений. Регулирование документооборота также позволит исключить потерю документов и информации. Так же стоит автоматизировать все процессы и внедрить современные способы оптимизации процесса документооборота.  

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (обе части) от 26.01.1996 № 14-ФЗ. 2. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-Ф3. 3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 4. Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей». 5. Постановление Правительства РФ от 27.09.2007 № 612 «Об утверждении Правил продажи товаров дистанционным способом». 6. Указ Президента РФ от 22.02.1992 № 179 «О видах продукции (работ, услуг) и отходов производства, свободная реализация которых запрещена». 7. Приказ Росархива от 24.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления». 8. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449). 9. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) 10. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) 11. Андрианов В. И., Данилова Ю. С., Егорова А. Л. Защищенный электронный документооборот //Экономика и качество систем связи. – 2019. – №. 3 (13). 12. Багриновский, К.А. Новые информационные технологии / К.А. Багриновский, Е.Ю. Хрусталев. – М.: ЭКО, 2020. – 229 с. 13. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. – М.: Компания Айти, 2017. – 328 с. 14. Бетина З.Н., Бетин Д.А. Информационно-аналитические понятия: учебно-метод. пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2017. 96 с. 15. Бисултанов А. Н., Баснукаев М. Ш. Цифровой документооборот-инновационный способ взаимодействия сторон налоговых отношений //Экономика устойчивого развития. – 2018. – №. 2. – С. 30-36. 16. Брагина Л. А. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов. М.: Экономистъ, 2018. 286 с. 17. Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2018. – 320 с. 18. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А.М. Вендров. – М., 2020. – 125 с. 19. Гохберг, Г.С. Информационные технологии: учеб. для сред. проф. образ. / Г.С. Гохберг, А.В. Зафиевский, А.А. Короткин. – М.: Издательский центр «Академия», 2020. – 208 с. 20. Гривас Н. В. Электронный документооборот в информационной системе организации //Инновационная деятельность науки и образования в агропромышленном производстве. – 2019. – С. 415-420. 21. Дорохова В. И. Роль информационных технологий в эффективном управлении розничным торговым предприятием на примере интернет-магазина //Научные Записки ОрелГИЭТ. – 2021. – №. 1. – С. 55-59. 22. Зайцев, Н.Г. Принципы информационного обеспечения в системах переработки информации и управления / Н.Г. Зайцев. – Киев, 2019. – 182 с. 23. Ибрагимов, И.М. Информационные технологии и средства дистанционного обучения: учеб. пособие для студ. высш. учеб. зав. / И.М. Ибрагимов; под ред. А.Н. Ковшова. – М.:. Издательский центр «Академия», 2015. – 336 с. 24. Калиберда Е. А., Христосова Н. Г. Автоматизация деятельности отдела доставки заказов интернет-магазина //International Journal of Advanced Studies. – 2018. – Т. 8. – №. 1-2. – С. 65-72. 25. Кобелев О.А. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / О.А. Кобелев; под ред. С.В. Пирогова. 4-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2019. 683 с. 26. Кожанова Е. Р. Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016.– № 9. – С. 32–47. 27. Кожанова Е. Р. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016.– № 5. – С. 17–26. 28. Кожанова Е. Р. Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016.– № 4. – С. 15–25. 29. Кондратьев А. В., Вовк А. В. Интеграция интернет-магазинов с системой 1С: предприятие : дис. – «Друкарня Мадрид», 2019. 30. Кромберг, А.И. Информационное обеспечение управленческой деятельности / А. И. Кромберг // Нар.образ. – 2019. – 65 с. 31. Круталевич Е. А. Направления развития интернет-торговли в условиях цифровой экономики // Развитие сферы услуг: стратегии, инновации, компетенции. – 2019. – С. 131-136. 32. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2020. – 592 с. 33. Кузнецов И. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство 3-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата. – Litres, 2021. 213 с. 34. Ликвидация ООО. Готовим пакет документов [Электронный ресурс]. // Профессия бухгалтер. – Электрон.дан. – Режим доступа: https://blog.ksio.ru/biznes/ooo/likvidaciya/dokumenti. 35. Макарова, Н.В. Информатика: учеб. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвеева, В.Л. Пройдо. – М.: Финансы и статистика, 2017. – 383 с. 36. Мартынова Ю. П., Пьянова Н. В. Переход на электронный документооборот в рамках цифровизации экономики рф: использование эцп //Глав. ред. д. э. н., проф. Кулагина НА, отв. ред. к. э. н., доц. Азаренко НЮ, к. т. н., доц. Новиков СП, к. э. н., доц. Казаков ОД, к. э. н., доц. Лысенко АН, к. э. н., доц. Михеенко ОВ, к. э. н., доц. Чепикова ЕМ. – 2021. – С. 427. 37. Могилев, А.В. Информатика: учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / А.В. Могилев, Е.К. Хеннер, Н.И. Пак; под ред. А.В. Могилева. – М.: Изд. Центр «Академия», 2020. – 336 с. 38. Ненорокова И. М., Путевская И. В., Речнов А. В. Особенности разработки интернет-магазина для современного предприятия //Россия-2035: наука и практика в фокусе инновационного развития. – 2020. – С. 428-432. 39. Никифорова О. В. Электронный документооборот в условиях перехода к цифровой экономике //Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук: сборник научных трудов. – 2018. – С. 21. 40. Носова Н.С., Роньшина Н.И. Международные экономические отношения: конспект лекций. М.: Эксмо, 2018. 160 с. 41. Офман Е. М. Электронный документооборот в трудовых отношениях: проблемы и перспективы //Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Право. – 2018. – Т. 18. – №. 4. 15 с. 42. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: учеб. пособие для студ. учр. сред. проф. образ. / А.В. Пшенко. – М.: Мастерство, 2020. – 176 с. 43. Реорганизация юридического лица [Электронный ресурс] – Электрон. дан. Режим доступа: http://businessgarant.com/instruction/Instrukciya_reorga nizaciya. 44. Сапожникова Д.Н., Усманова И.В. Документирование основной деятельности интернет-магазина // Делопроизводство. 2019, № 3. С.42-50. 45. Семенов, М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М. И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Г.П. Барановская; под общ. ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2020. – 416 с. 46. Сибирская Е.В. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / Е.В. Сибирская, О.А. Старцева. М.: ФОРУМ , 2018. 287 с. 47. Сиганова Т. В. Делопроизводство и документооборот. – Омск, 2017. – 71 с. 48. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2019. – 640 с. 49. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учеб. / под ред. Г.А. Титоренко. – М.: Юнити, 2020. – 399 с. 50. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: Юнита-Дана, 2015. – 439 с. 51. Фоничкова В. И. Документы, которые должны быть в организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016.– № 6. – С. 15–25. 52. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2017. – 672 с. 53. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2020. – 216 с. 54. Шаститко А. Е., Шпакова А. А. Электронный документооборот в контрактных отношениях //Управленец. – 2018. – Т. 9. – №. 5. 55. Шутько О. С. Автоматизация документооборота в интернет-магазине средствами 1С //# ScienceJuice2019. – 2020. – С. 184-186. 56. Юрасов А.В. Электронная коммерция: учеб. пособие / А.В. Юрасов; Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. М.: ДЕЛО, 2018. 477 с. 57. Янковая В. Ф. Как по-новому оформлять документы. Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2017. – № 5. – С. 34–46. 58. A. Pandey, F. Shahbodaghlou, J. Burger Legal and contractual challenges of Building Information Modeling—Designers’ perspectives, Proceedings of the Construction Research Congress 2016 San Juan, Puerto Rico (2016), pp. 519-527. 59. C. Adams Replay Attack H.C.A. van Tilborg, S. Jajodia (Eds.), Encyclopedia of Cryptography and Security, Springer US, Boston (2019), p. 1042. 60. R. Almadhoun, M. Kadadha, M. Alhemeiri, M. Alshehhi, K. Salah A User Authentication Scheme of IoT Devices using Blockchain Enabled Fog Nodes Proceedings of the 15th International Conference on Computer Systems and Applications (AICCSA) (2018), pp. 1-8.