Управление документацией на этапе организации хранения документов

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению. Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление.

---

Почему написание курсовой работы по менеджменту лучше заказать на Work5. Потому что у нас работают доктора и кандидаты наук, а также практикующие специалисты. У нас есть авторы по всем направлениям.

---

Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, есть вынужденная необходимость возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области. Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, было выбрано актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение. Цель – изучить управление документацией на этапе организации хранения документов. Задачи: – рассмотреть правовые и нормативные основы организации хранения документов в архитектурно-строительной организации; – изучить организацию хранения документов в архитектурно-строительной организации; – проанализировать историю, структуру и основные направления деятельности АО «МОСПРОЕКТ-2» им. М. В.Посохина; – проанализировать специфику организации текущего хранения документов в АО «МОСПРОЕКТ-2» им. М. В.Посохина; – проанализировать особенности процесса подготовки документов АО «МОСПРОЕКТ-2» им. М. В.Посохина при их передаче в архив для длительного хранения; – проанализировать предложения по электронному хранению проектной документации, организации электронного архива. Объект – хранение документов в архивах. Предмет – организация хранения документов в организации. Методы исследования в работе – сравнение и анализ. Структурно работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности документальной деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. 1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы). 3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления. Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ: 1. Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию; 2. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами. Итак, на основе вышеизложенного, можно определить управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

1. Гражданский Кодекс РФ (последняя редакция) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/ (Дата обращения:29.05.2021) 2. Градостроительный кодекс Российской Федерации. от 29.12.2004 N 190-ФЗ (ред. от 30.04.2021) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_51040/ (Дата обращения:29.05.2021) 3. Постановление Правительства РФ от 01.02.2006 N 54 (ред. от 18.07.2019) "О государственном строительном надзоре в Российской Федерации" (вместе с "Положением об осуществлении государственного строительного надзора в Российской Федерации")http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_58227/(Дата обращения:29.05.2021) 4. Приказ Ростехнадзора от 26.12.2006 N 1128 (ред. от 09.11.2017) "Об утверждении и введении в действие Требований к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требований, предъявляемых к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения" (вместе с "РД-11-02-2006...") (Зарегистрировано в Минюсте России 06.03.2007 N 9050) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_66762/(Дата обращения:29.05.2021) 5. Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44000/(Дата обращения:29.05.2021) 6. Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. –М.: Проспект, 2021.– 224 с. 7. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. –М.: Инфра-М, 2017. –148 с. 8. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник.– М.: ДРОФА, 2017.– 368 с. 9. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. –М.: Инфра-М, 2018. –304 с. 10. Грозова О. С. Делопроизводство. –М.: Юрайт, 2020. –127 с. 11. Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я.– М.: Проспект, 2021.– 80 с. 12. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум. –М.: Юрайт. 2017. –376 с. 13. Казакевич Т. А. Документоведение. Документационный сервис : учебник и практикум для прикладного бакалавриата. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 177 с. 14. Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник.– М.: Юстиция, 2021.– 320 с. 15. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. –М.: Инфра-М, 2017. 2–56 с. 16. Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности.– М.: Юстиция, 2019. –168 с. 17. Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. –М.: Юрайт, 2020. –164 с. 18. Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. –М.: Проспект, 2021. –480 с. 19. Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. –М.: Проспект, 2019. –480 с. 20. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд.– М.: Дашков и Ко, 2021. –405 с. 21. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. –М.: Юрайт, 2020. –463 с. 22. Кукарина Ю. М. Справочник по общему делопроизводству для работников организаций. –М.: Термика (Цифровая книга), 2016.– 250 с. 23. Кузина И.Л. Архивное право : учеб. пособие. - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с. 24. Лапина М.А. Информационное право : учеб. пособие для студ. вузов / М.А. Лапина, Ревин А.Г., Лапин В.И. ; под ред. И.Ш. Килясханова. – М. : Юнити : Закон и право, 2018. – 335 с. 25. Ловчева М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В. Делопроизводство в кадровой службе. –М.: Проспект, 2019.– 80 с. 26. Лузина Т. В. Организация делопроизводства в таможенных органах.– М.: Юрайт, 2020. –274 с. 27. Лузина Т. В., Решетникова С. С. Организация делопроизводства в таможенных органах.– М.: Юрайт, 2017.– 274 с. 28. Павловская О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства.– М.: Юрайт, 2020. –214 с. 29. Рогожин М. Ю. Типичные ошибки кадрового делопроизводства. –М.: Юрайт, 2021. –160 с. 30. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. –М.: Омега-Л, 2015.–208 с. 31. Татарников М. А. Делопроизводство в медицинских организациях.– М.: ГЭОТАР-Медиа, 2019.– 240 с. 32. Чвиров В. В. Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. –М.: ИД Городец, 2020. –352 с. 33. Чернова О. А. Делопроизводство и режим секретности. Учебник. –М.: КноРус, 2021.– 240 с.