Электронный документооборот

Актуальность темы. Из-за постоянного роста объемов документов во всем мире, все более широкого применения ЭВМ при обработке информации, использования не бумажных носителей необходимо искать новые возможности овладения и управления документированной информацией. Организация работы с документами влияет на качество работы руководства фирмы, культуру труда ее сотрудников и организацию работы в целом. Успех управления организацией зависит от того, насколько профессионально ведется документация. Государственные и коммерческие предприятия переходят на систему электронного документооборота. Она представляет собой организационно-техническую систему. Эта система обеспечивает процесс создания, управления, распределения, контроля над потоками электронных документов в организации, а также их хранение. Степень научной разработанности темы может быть определена исходя из анализа материалов, использованных в ходе исследования: положения нормативно-правовых актов, материалы научной литературы (Баранова А.В.

---

Напишем диплом недорого , освободим ваше время.

---

., Маслов В.А.). Целью работы является правовой анализ электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, а именно:  Раскрыть понятие электронного документооборота;  Рассмотреть правовую основу электронного документооборота;  Выявить проблемы электронного документооборота в России;  Проанализировать совершенствование электронного документооборота. Объектом изучения в данной работе являются общественные отношения, которые связаны с процессом документооборота в Российской Федерации. Предметом исследования данной работы являются положения нормативно-правовых актов, касающихся понятия электронного документооборота и проблем, связанных с его внедрением. В ходе исследования были использованы положения нормативно-правовых актов, а также материалы научной и учебной литературы. Практическая значимость исследования заключается в возможности использования полученных результатов в дальнейших исследованиях по указанной проблематике. Методической основой исследования являются правовой анализ, теоретический анализ, систематизация полученных данных, построение логических выводов, обобщение и т.д. Работа состоит из введения, основной части, заключения, в котором представлены основные выводы, и библиографического списка.

Таким образом, по итогам рассмотрения данной темы, можно сделать следующие выводы: Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с осуществлением концепции «безбумажного делопроизводства». Внедрение систем электронного документооборота (далее -СЭД) позволяет решить ряд задач и достичь определенных целей. Основными целями при внедрении СЭД ставятся достижение следующих ориентиров: 1) повышение управляемости компанией; 2) предоставление информации о том, какие документы обрабатываются в фирме и в какие сроки это происходит; 3) повышение исполнительной дисциплины; 4) оперативный контроль выполнения задач и исполнения приказов; 5) быстрое и качественное предоставление текущей статистики работы; 6) сокращение времени на внедрение управленческих решений; 7) сокращение времени согласования приказов и распоряжений; 8) повышение качества работы фирмы (сокращение времени обработки запросов и количества совершаемых ошибок при обработке запросов). Данные ориентиры помогают увидеть, какие основные преимущества получает компания при использовании электронного документооборота. Они могут быть различны. Это позволяет условно разделить эти преимущества на три группы. В первую в группу входит выполнение части операций, т.е. автоматически увеличивается скорость и точность работы за счет переложения части операций на СЭД. Это достаточно высоко смогут оценить клиенты организации. Во вторую группу можно отнести повышение мобильности компании (адаптации к окружающему миру): 1) компания имеет возможность быстрее менять свое направление движения, благодаря оперативной реакции на управленческие воздействия; 2) вследствие вовремя предоставляемой аналитической информации о ходе работ, качество этих управленческих воздействий оказывается на совершенно другом уровне. И третья группа - улучшение взаимодействия сотрудников. Например, исключительно благодаря регистрации документов и назначению заданий в электронном виде секретарь получает отчет в течение нескольких секунд и пересылает его руководителю без дополнительных усилий, с помощью СЭД. Вместе с тем, половина атрибутов регистрационной карточки заполняется автоматически. Для того чтобы заполнить остальную половину - нужно только выбрать из справочника нужное значение; журналы регистрации формируются системой автоматически и доступны за любой период в любой момент по нажатию одной кнопки мыши; поиск документов осуществляется любым сотрудником самостоятельно. Одно из преимуществ - повышение производительности организации. На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится гораздо меньше времени, по сравнению с традиционным (бумажным) делопроизводством. Доступ к электронному документообороту можно получить с любого персонального компьютера организации. Вторым преимуществом можно назвать мгновенный доступ к актуальной информации. Способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота. Пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ней, даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах. Еще одно преимущество - это уменьшение ошибок типа «человеческий фактор». Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с такой задачей всего за несколько секунд. Уменьшение материальных издержек бесспорно можно назвать одним из преимуществ. Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Благодаря им увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, а также, снижаются издержки на расходные материалы, использующиеся при бумажном документообороте. Пятое преимущество: улучшение взаимодействия внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями. Это позволяет улучшить взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Одно из важных преимуществ, несомненно, коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов. При внедрении СЭД сокращается потребность в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширения персонала. Достаточно обучить уже имеющийся коллектив пользоваться СЭД. Также при использовании электронного документооборота снижаются расходы на хранение бумажных документов. Введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации. Хранение документов в электронном виде позволяет защитить документы от повреждений. Использование СЭД снижает риски вследствие пожара, наводнения или других форс-мажорных обстоятельств. Большим плюсом СЭД является то, что он защищает документы от биологических факторов. Однако, не стоит забывать о том, что внешние накопители быстро устаревают. В виду этого, следует всегда следить за новинками на рынке. Еще одним из основных преимуществ внедрения СЭД можно назвать повышение корпоративного сознания в организации. Четко понимая общие цели и задачи, каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды. Не малую часть занимают преимущества связанные с управлением персоналом в компании. Во-первых, уменьшение ошибок типа «человеческий фактор» и коллективная работа с документами. Во-вторых, улучшение взаимодействия внутри компании и повышение корпоративного сознания. Все это приводит к более быстрой, четкой и правильно выполненной работе. Таким образом, при использовании электронного документооборота для управления компанией повышается ее производительность. СЭД гарантирует успешное управление документами; персонал получает расширенные возможности для работы (уменьшаются временные затраты на обработку документов). Все это позволяет эффективно управлять компанией, а благодаря этому, возрастает конкурентоспособность организации.

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) 31 июля 1998 года N 146-ФЗ // СПС КонсультантПлюс 2. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ // "Российская газета", N 237, 27.10.2004 3. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ (ред. от 05.05.2014) "О государственном языке Российской Федерации" // "Собрание законодательства РФ", 06.06.2005, N 23, ст. 2199, 4. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017) // "Собрание законодательства РФ", 11.04.2011, N 15, ст. 2036. 5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 03.04.2020) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448 6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) "О персональных данных" // "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451 7. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. от 27.12.2018) «О порядке рассмотрения обращений граждан» ) // Российская газета. 2006. 05 мая № 95 8. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ // СПС КонсультантПлюс 9. Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы" // "Собрание законодательства РФ", 15.05.2017, N 20, ст. 2901 10. Указ Президента РФ от 15.01.2013 N 31с (ред. от 22.12.2017) "О создании государственной системы обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы Российской Федерации" (Выписка) // "Собрание законодательства РФ", 21.01.2013, N 3, ст. 178. 11. Указ Президента Российской Федерации от 22.12.2017 г. № 620 «О совершенствовании государственной системы обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс 12. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 01.02.2020) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" // СПС КонсультантПлюс 13. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 (ред. от 17.03.2018) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" // СПС КонсультантПлюс 14. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» 15. Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью. 16. Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р). 17. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)». 18. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти». 19. Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». 20. Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи" (Зарегистрировано в Минюсте России 18.02.2016 N 41145) // СПС КонсультантПлюс 21. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" / СПС КонсультантПлюс 22. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) // СПС КонсультантПлюс 23. Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 // Собрание законодательства РФ. 2019. N 57023. Ст. 42. 24. Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (Зарегистрировано в Минюсте России 21.01.2019 N 53443) // СПС КонсультантПлюс 25. Письмо ФНС России от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@ "О выявлении обстоятельств необоснованной налоговой выгоды" // СПС КонсультантПлюс 26. "Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (утв. ФСТЭК РФ 14.02.2008) // СПС КонсультантПлюс 27. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // СПС КонсультантПлюс 28. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Москва: Стандартинформ, 2014. – 123 с. 29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст) // СПС КонсультантПлюс 30. Проект Федерального закона N 859678-7 "О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками" // СПС КонсультантПлюс 31. Баранова А.В., Маслов В.А. Проблемы внедрения системы межведомственного электронного документооборота // Научный вестник Крыма. 2020. №5 (28). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/problemy-vnedreniya-sistemy-mezhvedomstvennogo-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 22.11.2020).