Компьютерная техника и информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Мы постоянно имеем дело с различными информационными технологиями и повседневно сталкиваемся с различными электронными документами. Это может быть просто какой-то реферат, книга или же бухгалтерский отчет. Информационные технологии вместе с электронными документами потихоньку внедрились в нашу жизнь, и мы уже не можем представить свою деятельность без их участия.
В любом офисе, в любой организации есть компьютер, на котором создаются документы в электронном виде, поэтому можно смело утверждать, что 100% создаваемых документов являются электронными. Но несмотря на то, что существуют различные виды и способы электронного документооборота, 80% документов распечатываются, для согласования, ознакомления, запуска в работу и т.д.
Данная тема является актуальной, потому что перед многими организациями, в особенности на начальном этапе стоит вопрос о внедрении электронного документа оборота или же пользоваться традиционным – бумажным документооборотом.
Если нужны ответы на билеты на заказ в Перми , специалисты Work5 помогут.
.
В работе была поставлена цель: рассмотреть, что из себя представляют электронные документы и электронный документооборот.
Что в общее из себя представляют электронные документы? Каким преимуществом они обладают? Как регулируется и чем регулируется электронный документооборот? С какими проблемами приходится сталкиваться при внедрении электронных документов и электронного документооборота. Что бы ответить на все эти вопросы, в работе была поставлена следующая цель: рассмотреть, что из себя представляют электронные документы и электронный документооборот, их особенность, преимущество и недостатки. А также провести сравнительный анализ электронного документооборота с бумажным.
Понятие электронного документа и электронного документооборота
Так что же такое электронный документ? Существует множество определение, вот одно из них:
Электронный документ представляет собой некий набор информации, который сохранен на компьютере. Такой набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам документ можно быстро найти. [4]. Информация может быть представлена в любом виде: в текстовом, звуковом, в графическом, или же может представлять собой закодированный файл и соответственно может иметь любое расширение, и может быто создано в любой программе.
Данное определение очень точно характеризует понятие электронный документ. Тогда, что же представляет из себя электронный документооборот?
Электронный документооборот или сокращенно ЭДО это метод или способ, то как организовать работу с документами, которая хранится централизованно и в электронном виде. [4].
Если есть электронный документооборот, представляющий собой способ организации работы, то должна быть система, которая реализует этот метод. Это так называемая, система электронного документооборота, или сокращенно СЭД. СЭД представляет собой компьютерную программу, точнее специализированное программное обеспечение, которое полностью реализует работу с электронными документами. Такое программное обеспечение должно обеспечивать бесперебойную работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками. Именно поэтому систему электронного документооборота называют системой управления электронных документов или EDMS (Electronic Document Management Systems) [4].
Из определения системы электронного документооборота, видно, что одним главным ее назначением, является работа с электронными документами. А что подразумевает собой «работа с электронными документами»? Рассмотрим назначение СЭД более подробно.
Электронный документооборот включает: создание документов, их редактирование, обработку, передачу, хранение, вывод необходимой информации, согласно запросу пользователя. Управление электронным документооборотом подразумевает организацию процесса движения документов между подразделениями организации или предприятия, а также между группами пользователей или же отдельных пользователей. Причем под движением документов подразумевается не физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением [7].
Главным назначением системы электронного документооборота является организация хранения документов, а также работа с ними. СЭД должна обладать автоматическим отслеживанием изменений в документах, сроки их исполнения, движение, а также вести контроль за всеми версиями и под версиями документов. Комплексная система электронного делопроизводства должна охватывать весь цикл делопроизводства, начиная от постановки задачи на создание нового документа до его списания в архив, обеспечивая при этом, централизованное хранение документов в любых форматах, не зависимо от сложности документа. СЭД объединят множество различных потоков документов территориально удаленных предприятий в единую систему, и при этом, обеспечивая гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов.
12 страниц
88% уникальность
2015 год
88 просмотров
