Разработка системы электронного документооборота на (примере предприятияООО «Комфорт»)

Актуальность работы. Одним из ключевых факторов успеха при разработке системы электронного документооборота является создание и эффективная работа совместных команд с участием как специалистов ИТ, так и бизнес-подразделений, а также четкое определение и разделение ответственности между ними. При этом должно быть достигнуто согласованное понимание проблем, целей и задач, как со стороны непосредственных участников процесса, так и со стороны руководства организаций. Для решения этой задачи необходимо предусматривать постоянное активное информирование всех категорий участников и руководителей в соответствии с их интересами, а также гласное и открытое обсуждение целей и хода разработки системы электронного документооборота. Такая стратегия коммуникации, помимо периодической отчетности в соответствии с положениями о коллегиальных органах управления ИТ, должна включать следующие элементы: - регулярные обсуждения требований к ИТ и приоритетных задач с руководством и ведущими специалистами бизнес-подразделений; - региональные и отраслевые совещания с приглашением руководителей подведомственных организаций по вопросам перехода к новой модели предоставления ИТ-услуг и последующего развития модели; - целевое информирование бизнес-подразделений о возможностях новых технологий на специализированных семинарах; - постоянное предоставление информации о ходе реализации Технической политики через Интернет и внутренние информационные бюллетени. Разработка системы электронного документооборота должна проводиться с учетом следующих факторов: - тактические и долгосрочные цели бизнеса. При этом определяется, как цели бизнеса влияют на роль ИТ в организации, каковы задачи ИТ с точки зрения развития бизнеса; - внутренняя эффективность ИТ - насколько эффективно предоставляются данные ИТ-услуги внутренними ИТ-подразделениями; - внешние возможности рынка ИТ-услуг. Какие ИТ-услуги и сервисы доступны на рынке при удовлетворительном соотношении «цена/качество»; - модели документооборота. - управление документооборотом - данный фактор определяет оптимальные и эффективные средства управления ИТ-услугами и взаимоотношениями с внешними провайдерами ИТ-услуг.

---

Нужно помочь составить отчёт студента по преддипломной практике ? Обратитесь к квалифицированным специалистам Work5.

---

. Стратегия документооборота может быть комбинированной, то есть для разных компонентов информационных технологий могут применяться различные модели. Качественной характеристикой эффективности документооборота обычно является интегральная оценка бизнес-подразделениями соответствия реальной ситуации ожиданиям. Для количественной оценки может быть использована система объективных обобщенных показателей эффективности, которые характеризуют как финансовую сторону вопроса, так и степень удовлетворения пользователей со стороны ИТ. Комплекс таких показателей должен быть разработан и утвержден для организации уровня ООО «Комфорт». Эти показатели должны определяться на основе постоянного контроля процессов и мониторинга состояния компонентов документооборота, включая: - инструментальный мониторинг состояния компонентов документооборота; - мониторинг состояния реализации проектов в области документооборота; - оценка качества предоставления ИТ-услуг со стороны потребителей. Инструментальный мониторинг состояния представляет собой развитие традиционных систем управления сетевыми ресурсами и реализуется с помощью специализированных программных средств. Основная задача - это определение состояния компонентов документооборота на уровне доступности бизнес-услуг. Для этого в состав информационной системы включаются специализированные агенты-серверы, которые периодически осуществляют выполнение типичных бизнес-запросов путем обращения к базам данных, формирование тестовых сообщений и файлов и т.п. Данные о результатах и времени выполнения запросов регистрируются, а сводная информация представляется в виде информационной панели (dashboard). Мониторинг состояния проектов в области документоборота также будет использовать средства интерактивного представления, позволяющие сформировать наглядную картину состояния в плане уровня завершенности, соответствия бюджету, наличия отклонений и уровне риска. Это позволит постоянно иметь объективную картину состояния и при необходимости принимать управляющие воздействия. Качество уровня услуг определяется на основе выяснения мнения пользователей относительно степени удовлетворенности услугами документооборота. Такие опросы (анкетирования) должны проводиться регулярно, не менее 2 раз в год по всем бизнес-подразделениям. Кроме того, возможно проведение выборочных оценок среди пользователей по фактам их обращений в справочную службу на предмет их удовлетворенности качеством, сроками и результативностью обслуживания. Цель работы – разработка системы электронного документооборота на (примере предприятия ООО «Комфорт»). Задачи: - описать аналитическую часть работы; - рассмотреть проектную часть; - обосновать экономическую эффективность проекта . Методы используемые в работе – анализ, обобщение, моделирование, расчеты. Практическая значимость заключается в применении полученного результата в деятельности ООО (Комфорт).

В результате проделанной работы решены следующие задачи: описана аналитическая часть работы; рассмотрена проектная часть; обоснована экономическая эффективность проекта. С учетом значительной величины капитальных затрат на документооборот, особенно актуальна четкая организация процессов управления существующими активами и закупками новых активов (имеются в виду как аппаратные средства, так и ПО). При этом должно обеспечиваться улучшение обслуживания при одновременном снижении затрат путем управления всем жизненным циклом средств документооборота, начиная с приобретения и заканчивая их списанием. Для обеспечения эффективного управления документооборотом целесообразно внедрение специализированной системы учета, которая должна быть интегрирована с процессами, используемыми для организации снабжения, списания активов и управления изменениями. Основными источниками эффекта от внедрения системы управления активами ИТ могут являться: - сокращение расходов на приобретение лицензий и их поддержку за счет применения корпоративных соглашений и более точного управления профилем пользователей; - снижение расходов за счет использования схем лицензирования на одновременно работающих пользователей, вместо именованных или постоянных; - уменьшение расходов на установку и обновления версий ПО на рабочих местах, на оборудование за счет более рационального использования и получения объемных скидок. Реализация проектов должна быть поддержана специализированной системой управления проектами, учитывающей передовой международный опыт индустрии создания документооборота и базирующейся на международных стандартах и рекомендациях в этой области. Она включает в себя технологию управления этими проектами, определяющую состав процессов управления и их логическую последовательность, систему стандартов, регламентирующих наиболее ответственные моменты технологии управления, а также программные инструментальные средства, выполняющие наиболее трудоемкие функции управления процессами и повышающие качество и надежность самого управления. Принципиальными моментами реализации проектов разработки прикладных программных систем являются: - формирование модели синхронизации глобальных и локальных релизов; - группировка изменений в пакеты и сокращение числа выпускаемых версий, что позволит улучшить качество за счет более полного и тщательного тестирования; - организация и внедрение сквозного процесса управления качеством разработки; - развитие кадрового потенциала и компетенций за счет непрерывного обучения и внедрения лучших практик; - внедрение систем проектного учета ресурсов.

1. Агарков, А.П. Экономика и управление на предприятии / А.П. Агарков [и др.]. - М.: Дашков и Ко, 2013. - 400. 2. Астахов А.М. статья «Введение в COBIT», «Директор ИС», № 7-8, 2012 г. 3. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием. М.: Компания АйТи, 2010. 4. Бабук, И.М. Экономика промышленного предприятия / И.М. Бабук, Т.А. Сахнович. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 439 с. 5. Гартвич А. В. Планирование закупок, производства и продаж в 1С: Предприятии 8. — СПб.: Питер, 2014. — 160 6. Введение в ИТ-cервис-менеджмент / гл. редактор английской версии Ян Ван Бон (Jan van Bon). Книга Форума itSMF. - Перевод на русский язык под редакцией М. Ю. Потоцкого – М: IT-Expert, 2009. 7. Дубова Н. статья «На пути к управлению ИТ-услугами, «Открытые системы», №7-8, 2010. 8. Дунаев Г.В. статья «Влияние культуры организации на внедрение в ней ITSM» , «Директор ИС», № 5, 2012 г. 9. \Дунаев Г.В. статья «Технологии внедрения ITSM», «Открытые системы», № 3, 2012 г. 10. Дунаев Г.В. статья «Как оценить результаты внедрения ITSM?», опубликована в журнале «Директор ИС», № 4, 2012 г. 11. Дунаев Г.В. статья «Особенности внедрения методологии ITSM», «Открытые системы», № 1, 2012 г. 12. Зайцев Л. Г., Соколова М. И. Стратегический менеджмент. М., Юристъ, 2012. 13. Майкл Мексон и др. Основы менеджмента. М: издательство «ДЕЛО», 2010. 14. Липунцов Ю.П. Управление процессами. М: Компания АйТи, 2011. 15. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. М: Компания АйТи, 2012. 16. Фатхутдинов Р.А. Кокурентоспособность: экономика, стратегия, управление. М.: ИНФРА-М, 2010 17. Интернет ресурс: 1С:Предприятие. 1С:Управление производственным предприятием. http:// v8.1c.ru/enterprise/ 18. Интернет ресурс: Осваиваем конфигурацию 1С:УПП. http://www. 1C-h.ru/ 19. http://1s-tver.ru/doc_363.html 20. http://www.homnet.ru/products_new/universal_products_1c/production/production.php