21. Документирование деятельности государственных учреждений

Актуальность работы: Специфика работы любого государственного учреждения с документами, а это могут быть приказы, требующие письменного ответа или подачи отчета с определенной периодичностью, письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации и ряд других видов документов. Стоит вспомнить и о внутренней служебной переписке, которая также достаточно объемна, по сравнению с частными предприятиями. К тому же, структура госучреждений и путь, по которому проходит, например, обращение частного лица, равно как и любой другой входящий документ, довольно сложный.

---

Если вам нужен бизнес план заказ на него можно оформить на сайте Work5.

---

. Сначала документ регистрируется секретарем или целой службой, занимающейся обработкой входящих и исходящих документов, а также контролем над их исполнением. Затем, как правило, раз в день, они передаются руководителю на ознакомление, руководитель ставит на документе резолюцию и назначает исполнителя, как правило, одного из своих заместителей, который курирует определенный участок работы. Далее, исполнение документа возлагается на руководителя структурного подразделения и только после этого назначается конкретный исполнитель или исполнители. Время, от момента регистрации документа до того момента, как его увидит исполнитель, составляет 2-3 дня, как минимум. А ведь каждый документ требует строгого соблюдения сроков его исполнения, за которыми, при такой организации работы, вручную уследить очень трудно. Каждый руководитель, а тем более ИТ-директор сталкивается с документированием деятельности предприятия. Документы бывают разные и служат разным целям. Попробуем разобраться в основных правилах составления документов в деятельности государственных служб.

Любой орган государственной власти в процессе своей деятельности той или иной степени имеет дело с документами, их подготовкой, принятием, хранением, выполнением и тому подобное. В документах отображается их многогранная управленческая деятельность. Одной из форм работы с документами является делопроизводство. Необходимость осуществления надлежащего делопроизводства и его совершенствование обусловлены следующими факторами: усложнение функций государственного управления повышает требования к составлению документов, их оформления и обработки; рационализация работы с документами - важное направление повышения эффективности управленческого труда, что позволяет избегать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном решении конкретных управленческих вопросов. Хорошо налаженная организация делопроизводственной службы предусматривает соответствующий контроль за выполнением принятых решений. Это позволяет выявить допущенные ошибки, избежать их в будущем и придает работе органа государственной власти системности и оперативности. Однако к государственной службе надо подходить с пониманием того, что в ней есть очень много рутинных вопросов, неоднозначных указаний и решений руководителей разных уровней, несовпадение интересов государственной политики и коммерческих структур, нереальные сроки исполнения поручений и пр.В государственной службе, как и во многих других имеется также проблема документирования.В основном эта проблема является следствием нерационального использования системы документирования и большим объемом работы, постоянно меняющимися нормативными актами, которые не облегчают деятельность государственных учреждений, а наоборот – затрудняют.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Алексенцев А.И.- Конфиденциальное делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. Андреева В.И. – Делопроизводство: Практическое пособие./Изд. 8-е переработанное и дополненное на основании действующих нормативов. М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-Синтез””, 2006. Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. Изд. 2-е, доп. –М.:Изд.ПРИОР, 2010. Стенюков М.В., Пусторезова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. Образцы документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой. Изд. четвертое. М.: 2010.