Планирование рабочего времени секретаря

Актуальность темы. Для успешной работы, как руководителя, так и секретаря необходимо эффективно организовать рабочее время(6, 50). Одним из важнейших аспектов организации работы руководителя является планирование рабочего времени.При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность деятельностисекретаря, но и рабочие успехи его руководителя, а порой и результативность функционирования всей организации, как единого механизма. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденныйпостановлением Минтруда России, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей(2). Работая в роли помощника руководителя, секретарю приходится постоянно держать в памятиогромное количество информации, план мероприятий и событий, времени встреч. Секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшее время. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон,и вряд ли можно сказатьпо нейчто-то новое.Однако, дажегуру планирования рабочего времени, так часто задерживаютсяна работе, не успеваютрешать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываюто некоторых делах.Может быть, это происходитпотому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей,секретарьзабываетпро свое?(9, 13) Целью работы является исследование сущности планирования рабочего дня секретаря.

---

Если вас беспокоит вопрос, где можно заказать реферат по русскому языку, оставляйте заявку у нас. Мы в кратчайшие сроки подготовим реферат по вашей теме.

---

. Объектом исследования является планирование рабочего времени. Предметом исследования – планирование рабочего дня секретаря.

Изучив все использованные источники в ходе исследования можно сделать вывод, что планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя. Для эффективной организации работы руководителя и секретаря, эффективного планирования их совместной деятельности большое значение имеет информированность секретаря о текущем состоянии занятости руководителя. Секретарь всегда должен знать, куда уходит руководитель и когда он вернется. Отсутствие такой информации делает секретаря уязвимым для простого вопроса: «Где Ваш шеф?» Отсутствие четкого ответа на подобный вопрос весьма вредит не только имиджу секретаря, но и имиджу руководителя, и имиджу фирмы в целом. Еженедельнов конце рабочей недели секретарь делает из перечня предполагаемых событий выборку мероприятий (дел, задач, встреч) на предстоящуюнеделю. Затем выполняет следующие работы: определяет количество времени, необходимого для осуществления каждого дела, проведения каждого мероприятия; устанавливает наиболее удобную дату и часы проведения каждого мероприятия; при необходимости продумывает этапы подготовки и проведения мероприятий; согласовывает подготовленный проект недельного плана с руководителем, а при необходимости и с другими сотрудниками; заносит дела в ежедневник. Важно учитывать, что определенное время требуется не только на проведение, но и на подготовку любого мероприятия. Целесообразно еженедельно подводить итоги недели, выявлять недостатки и ошибки в планировании, чтобы не допускать их впредь. В идеальном варианте подведение итогов работы за неделю производится секретарем совместно с руководителем. В ходе последнего в неделе оперативного совещания анализируется исполнение намеченных мероприятий, оценивается эффективность планирования, даются рекомендации на следующую неделю. Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно-управленческий процесс в организации. В 70-е гг. в США был проведен эксперимент, который наглядно доказал, что сокращение должности секретаря в организации приводит не столько к экономии фонда заработной платы, сколько к нарушению контакта руководителя с другими членами коллектива. Потеря взаимопонимания между начальником и подчиненным неизбежно приводит к ухудшению производственного микроклимата, конфликтам в коллективе и, в итоге, к массовому увольнению ведущих специалистов организации, отвечающих за различные аспекты ее деятельности. Убытки, которые несет фирма при увольнении высокопрофессиональных менеджеров, весьма значительны, а в некоторых случаях и невосполнимы.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (в ред. от 29 апреля 2008) Круглянская, Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. – СПб: Герда, 2005. – С. 169-182 Кузнецова, Т.В. Секретарское дело // Журнал «Управление персоналом», 2006. – С. 231-250 Осипова, С.В. Планирование рабочего времени руководителя / С.В. Осипова // Секретарь-референт. – 2012. – № 2. – С. 6-11 Селезнева, Т.А. Как секретарю эффективно планировать рабочее время / Т.А. Селезнева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2008. – № 6. – С. 50-57 Стенюков, М.В. Секретарское дело. – М.: Книга-сервис, 2003. – С.159-162 Солякин, А.В. Деловое общение: конспект лекций / А.В. Солякин, Н.А. Богатырева. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 50-53 Юдакова, М.А. Планируем собственное рабочее время / М.А. Юдакова // Секретарь-референт. – 2012. – № 8. – С. 13-16