Актуальность темы. Различные исследования показывают, что современный руководитель 50-90% рабочего времени тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров1
Круглянская,Л.Я.
Многих не устраивает цена реферата по стоматологии на заказ. У нас вы можете получить качественный реферат по низкой цене. К тому же мы даем скидку в 1000 рублей на первый заказ!
. Настольная книга секретаря. Справочник. – СПб: Герда, 2005. –С. 169
и т.п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
Обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В эту работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций. В данной работе мы рассмотрим обязанности секретаря в процессе подготовкии обслуживаниисовещаний.
Целью работы является исследование обязанностей секретаря в подготовке совещаний.
1 Секретарь в структуре управления
Как свидетельствует история, секретари появились еще в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. В дальнейшем из секретарей выделились нотариусы.
А секретари из доверенных особкоролей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей.В роли секретарей традиционно выступали мужчины. И лишьв конце 18 века появились женщины-секретари2
Стенюков,М.В. Секретарское дело. – М.: Книга-сервис, 2003.– С.160
.
Секретарь являетсялицомфирмы. Он первый, с кемпосетитель сталкивается, когда приходит в учреждение.Обычно с ним первым встречается и руководитель учреждения, начиная свой трудовой день. Секретарьпервымотвечает навходящие телефонные звонки. От его поведения во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но поройи успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь обязан быть всегда в «форме», т.е. продуманно и тщательно одеваться, быть готовым квалифицированно и своевременно выполнить данные ему поручения, несуетливо и спокойно решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему должен быть присущ дар ощущать все «нюансы» дела, что в дальнейшем позволяет без затруднений выходить из сложныхситуаций.Вчастности,он не должен видеть и слышать того, чего и не следует ведать. Секретарьнаходитсявсегда на виду и в курсе множествадел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок,самостоятельно даетраспоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием.Иногда он выполняети разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Руководитель через секретаря осуществляет связь сподчиненными и внешним миром. Его способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, четко, правильно и оперативно классифицируяее,часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря3
Солякин,А.В. Деловое общение: конспект лекций/ А.В. Солякин, Н.А.Богатырева. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 50
:
знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
званиями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами: хорошо владеть речью и письмом; обладать хорошей памятью; иметь профессиональный имидж; хорошо ориентироваться во времени; осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса; содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги; быть энергичным, проявлять инициативу; уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя; быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами; контролировать финансы офиса; поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа; быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы4
5 страниц
100% уникальность
2013 год
93 просмотров
