Требования к оформлению дел в производстве

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Поэтому очень актуальным является вопрос: «Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?» Помощь в этом вопросе оказывает номенклатура дел, которая обеспечивает общий подход к систематизации, учету, поиску и описанию дел среди всех структурных подразделений компании. Но документы могут оказаться нужными не только в текущем производстве, они могут быть необходимы через много лет после их оформления. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы - дела. Под формированием дел понимается процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.

---

Сложная курсовая на заказ во Владивостоке ? Легко для Work5.

---

. 1. Структура процесса оформления дел

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел. Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление дел. Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела. В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

. ГОСТ Р 51141-98 2. ГОСТ Р 6.30-97 3. ГОСТ 17914-72 4. «Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив» - М.: ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ, 1999 г. 5. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта - Ростов на Дону: 2003 г. 6. Вигера А.М. Секретарское дело. - Ростов на Дону: 2003г. 7. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. - Москва: Проспект, 1999г. 8. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. - Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001. 9. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - Москва: ИНФРА-М, 2001г. 10. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) – Изд-во «ЮНИТИ-ДАНА», 2000.