Архивная опись дел(виды,назначение,структура)

Актуальность. Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников. Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов. Завершающий этап работы с документами в делопроизводст¬ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова¬ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер¬тизы научной и практической ценности документов, оформле¬ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное науч¬ное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы те-ряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет.

---

Курсовая работа по экономической теории на заказ - это то, что нужно для уставшего студента. Если не хотите писать работу самостоятельно, оставляйте заказ у нас на сайте и мы обязательно вам поможем!

---

. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. Составление архивных описей является обязательным действием для любой организации и предприятия. Компания, в которой регулярно выполняется составление архивных описей, может избежать многих трудностей, связанных с государственными проверками и инспекциями. Кроме того, архивная опись систематизирует всю работу архивного отдела фирмы. Именно благодаря регулярному составлению архивных описей во многом удаётся оптимизировать процессы делопроизводства и хранения документов. Опись является обязательным базовым справочником в системе научно-справочного аппарата архива и служит основой для разработки других видов справочников (каталогов, путеводителей, указателей) как в архивах организаций (ведомственных архивах), так и в государственных, муниципальных архивах. Опись одновременно является и учетным документом, и справочником по составу и содержанию архивных документов. Обеспечение эффективного, оперативного поиска информации по документам архива во многом зависит от качества подготовки описей. Целью данной работы является рассмотрение вопроса «Архивная опись дел (виды, назначение, структура)». В соответствии с поставленной целью необходимо решить задачи: Рассмотреть процесс организации архивного хранения документов; Изучить содержание описи документов.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив. Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя: - систематизацию документов в делах; - проведение экспертизы ценности документов в делах; - оформление дел; - составление описи дел структурного подразделения. Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний. Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п. В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.). Список использованной литературы 1. Алексеева Е.В. Архивоведение учебник для нач. проф. образования – М.:ПрофОбр-Издат, 2008 2. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2008 3. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2006 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 2007 5. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008 6. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2008 7. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2007 8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2008 9. Составление архивных описей: Методические рекомендации /Росархив. ВНИДАД. – М., 2003. 10. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 2006 11. Справочная правовая система «Консультант Плюс» 12. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2009 13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2009. 14. 27.02.1998 №28). 15. Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)

1. Алексеева Е.В. Архивоведение учебник для нач. проф. образования – М.:ПрофОбр-Издат, 2008 2. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2008 3. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо¬бие. - М.: МИФИ, 2006 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 2007 5. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008 6. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион¬ные технологии. — М.: Научная книга, 2008 7. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2007 8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2008 9. Составление архивных описей: Методические рекомендации /Росархив. ВНИДАД. – М., 2003. 10. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 2006 11. Справочная правовая система «Консультант Плюс» 12. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2009 13. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2009. 14. 27.02.1998 №28). 15. Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)