Автоматизация документооборота организации ГУ ФССП по МО

Актуальность задачи автоматизации электронного документооборота для решения задач организационного управления возникает в организациях достаточно часто. Она актуальна для организаций, решающих вопросы оптимизации организационно–штатной структуры. Как показывает опыт, количество данных организаций на современном рынке постоянно возрастает. При ведении данного комплекса мероприятий организация обычно сталкивается со следующими проблемами: учет и контроль своевременности исполнения приказов, координация работы сотрудников, информационное обеспечение процесса, контроль качества ведения документооборота и т.д. ГУ ФССП по МО является организацией, которой для успешного функционирования необходимо решить проблемы приема и обработки исполнительного документооборота по основной деятельности.

---

Узнать сколько стоит презентация на заказ в Тюмени можете на нашнм сайте.

---

. Цель работы – автоматизация и обеспечение информационной безопасности электронного документооборота для решения задач организационного управления на ГУ ФССП по МО. Объектом исследования является ГУ ФССП по МО. Предмет исследования – процесс электронного документооборота для решения задач организационного управления. Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: 1) проанализировать предметную область; 2) проанализировать существующие разработки для автоматизации процесса электронного документооборота для решения задач организационного управления; 3) обосновать проектные решения проекта; 4) разработать логическую и физическую структуры разрабатываемой информационной системы; 5) определить этапы жизненного цикла проекта автоматизации; 6) разработать структуру базы данных; 7) разработать полнофункциональную информационную систему; 8) рассчитать экономический эффект от внедрения информационной системы. Новизна темы обуславливается комплексным подходом к совершенствованию учета документов по исполнительному делопроизводству. Теоретическая значимость темы исследования направлена на минимизацию времени работы с документами по исполнительному делопроизводству. Практическая значимость темы исследования заключается в оптимизации выбора средств реализации информационной системы документооборота ГУ ФССП по МО. Проблемы исследования определяется между потребностью образовательной организации в надежной защите конфиденциальной информации и реальной организацией работ по обеспечению защиты информации. Методы и средства решения поставленной задачи:  изучение научно–технической литературы;  проектирование бизнес–процессов с помощью CASE–средства BPWin;  проектирование базы данных в СУБД Microsoft Access 2010;  разработка программного продукта с помощью среды программирования Microsoft Visual Studio 2017. Методологической основой исследования являются научные труды, посвященные научно–методическим и практическим проблемам разработки информационных систем, рассматриваемые в работах В. Р. Ахметгалиевой, В. В. Белова, В. М. Вейцман, М. А. Венделевой М. А., В. К. Волк В. Н. Волковой Е. П. Зараменских Е. П. и др. Основными практическими результатами являются проект информационной системы «Автоматизация электронного документооборота ГУ ФССП по МО» и расчет экономической эффективности данного проекта. Данная выпускная квалификационная работа состоит из трех разделов. Первый раздел аналитический, где рассматривается: описание объекта автоматизации, анализ организационной структуры и ее описание, анализ бизнес–процессов организации, анализ уровня автоматизации обработки управленческой информации и выявляются объекты и задачи автоматизации. Второй раздел проектный, где рассматривается: разработка концепции построения информационной модели информационной системы, разработка структуры базы данных ИС и клиентского приложения. Третий раздел экономический, где производится расчет экономической эффективности внедрения ИС.

Бурное развитие информационных технологий в последние годы сделало современный бизнес чрезвычайно динамичным. Это предъявляет особые требования к руководителям предприятий. Организации, менеджеры которых успевают идти в «ногу» с требованиями времени, получают явные стратегические преимущества. В современных условиях, когда предприятия, с одной стороны, получили широкие права, а с другой – свободный рынок с жесткой конкуренцией в условиях мирового финансового кризиса, совершенствование информационной системы становится для них настоятельной необходимостью. Важнейшей задачей стратегического управления является установление и поддержание динамического взаимодействия организации с окружающей средой, призванное обеспечить ей преимущества в современных условиях. Таким образом, развитие и совершенствование информационной системы предприятия объективно становится одной из ведущих функций стратегического управления. Для всех предприятий и организаций, вне зависимости от того, какие они преследуют цели и какие реализуют стратегии, развитые информационные системы и информационные технологии корпоративного управления являются ключевым фактором успеха, обеспечивающим их успешное функционирование. Информационные системы и информационные технологии все в большей мере становятся субстанцией бизнеса, пронизывающей все сферы деятельности предприятия. Результатом ВКР является разработка информационной системы для автоматизации документооборота организации ГУ ФССП по МО. В ходе разработки тщательно исследована предметная область, определены задачи и требования к будущей информационной системе, осуществлено проектирование и программная реализация. В ходе исследования предметной области проанализирована деятельность ГУ ФССП по МО, выполнен обзор программных продуктов, используемых для автоматизации электронного документооборота для решения задач организационного управления. Программное обеспечение рассчитано на пользователя, обладающего минимальными навыками работы на персональном компьютере. Практическая значимость разработки выражается в автоматизации процессов обработки документооборота при исполнительном делопроизводстве, а также сниженной степенью возникновения ошибок за счет диалоговой системы предупреждений. Программа имеет эргономичный интерфейс, содержит средства визуализации данных и результатов, позволяющие структурировать расчетные и исходные данные с последующим выводом на печать. В качестве средства разработки ИС выбрана среда Microsoft Visual Studio 2017, как современная высокопроизводительная среда разработки на языке C#, в качестве системы управления базой данных – Microsoft Access. Для проектирования БД была использована реляционная модель данных, так как данная модель обеспечивает наибольшую простоту понимания и удобство использования, а также высокую производительность доступа к данным. Разработанная информационная система позволила:  создать единое информационное хранилище данных ГУ ФССП по МО;  повысить скорость и качество работы сотрудников ГУ ФССП по МО;  значительно снизить бумажный документооборот;  сократить расходы организации на покупку и сопровождение готовых программных комплексов. Программа предназначена для использования в ГУ ФССП по МО. В результате расчетов экономической эффективности создания программного получены следующие результаты: – себестоимость программного продукта составила 66 075,75 рублей, – срок окупаемости инвестиционных вложений составит 4 месяца. Таким образом, разработанную информационную систему можно считать достаточно эффективной. Об этом можно судить по ее невысокой стоимости. Внедрение программы может дать значительный эффект за счёт экономии денежных средств на приобретение программного обеспечения, а также за счет сокращения времени расчетов и уменьшения количества сотрудников, занимающихся решением тех же задач, которые осуществлялись ранее без использования данного программного продукта. Дальнейшее развитие информационной системы предполагает: – переход на клиент-серверную архитектуру с миграцией данных в СУБД Microsoft SQL Server 2016; – разработку порядка сопровождения и обновления ИС.

1. Ахметгалиева В. Р., Галяутдинова Л. Р. Базы данных: Microsoft Access 2013. Учебно–методическое пособие – М.: РГУП, 2017. – 95 с. 2. Белов В. В., Чистякова В. И. Проектирование информационных систем – М.: Академия, 2013. – 352 с. 3. Вейцман В. М. Проектирование информационных систем. Учебное пособие – СПб.: Лань, 2019. – 316 с. 4. Венделева М. А., Вертакова Ю. В. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие для бакалавров – М.: Юрайт, 2019. – 462 с. 5. Волк В. К. Базы данных. Проектирование, программирование, управление и администрирование – СПб.: Лань, 2020. – 244 с. 6. Волкова В. Н. Теория информационных процессов и систем. Учебник и практикум для академического бакалавриата – М.: Юрайт, 2019. – 432 с. 7. Григорьев М. В., Григорьева И. И. Проектирование информационных систем : учеб. пособие для вузов – М.: Юрайт, 2019. – 318 с. 8. Дэйт К. Дж. Введение в системы баз данных. 8–е изд. – М.: Вильямс, 2018. – 1328 с. 9. Заботина Н. Н. Методы и средства проектирования информационных систем. Учебное пособие – М.: Инфра–М, 2020. – 331 с. 10. Зараменских Е. П. Управление жизненным циклом информационных систем: монография – М.: Юрайт, 2017. – 431 с. 11. Зыков С. В. Основы проектирования корпоративных систем – М.: ВШЭ, 2012. – 431 с. 12. Ивасенко А. Г., Гридасов А. Ю., Павленко В. А. Информационные технологии в экономике и управлении – М.: КноРус, 2015. – 154 с. 13. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. 3– изд. – М.: Вильямс, 2017. – 1440 с. 14. Кузин А. В., Левонисова С. В. Базы данных. Информатика и вычислительная техника. Учебное пособие – М.: Академия, 2016. – 320 с. 15. Лаврищева Е. М. Программная инженерия. Парадигмы, Технологии и CASE–средства. Учебник для вузов – М.: Юрайт, 2017. – 280 с. 16. Нестеров С. А. Базы данных. Учебник и практикум для академического бакалавриата – М.: Юрайт, 2019. – 230 с. 17. Нетесова О. Ю. Информационные системы и технологии в экономике: учеб. пособие для вузов. 3–е изд., испр. и доп. – М.: Юрайт, 2018. – 178 с. 18. Новиков Б. А., Горшкова Е. А. Основы технологий баз данных. Учебное пособие – М.: ДМК Пресс, 2019. – 240 с. 19. Перлова О. Н., Ляпина О. П., Гусева А. В. Проектирование и разработка информационных систем. Учебник – М.: Академия, 2018. – 256 с. 20. Рочев К. В. Информационные технологии. Анализ и проектирование информационных систем. 2–е изд., испр. – М.: Лань, 2019. – 128 с. 21. Ульман Д., Уилдом Д. Реляционные базы данных – М.: Лори, 2018. – 374 с. 22. Фленов М. Е. Библия Delphi. 3–е издание – СПб.: БХВ–Петербург, 2015. – 686 с. 23. Фуфаев Д. Э., Фуфаев Э. В. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. Учебное пособие – М.: Академия, 2018. – 304 с. 24. Чистов Д. В. Проектирование информационных систем: учебник и практикум для СПО – М.: Юрайт, 2019. – 258 с. 25. Шарп Дж. Microsoft Visual C#. Подробное руководство – СПб.: Питер, 2017. – 848 с.