Правила систематизации документов при их текущем хранении

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что современное делопроизводство должно справляться с огромным потоком документов. Документ все так же движется теми же потоками, только теперь электронными, проходит те же стадии обработки, только опять же – в электронном виде. Да, многое упрощается и ускоряется. Для упрощения работы с организационно-распорядительными документами (ОРД), ускорения их составления и оформления проведена стандартизация и систематизация ОРД по форме и по содержанию.

---

Чтобы заказать контрольную работу по менеджменту заполните форму заказа. Укажите все требования и мы приступим к выполнению вашей контрольной работы!

---

. Основная цель данной работы заключается в изучении правил систематизации документов. Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач: 1) Изучить понятие и сущность систематизации. 2) Отразить особенности унификации и стандартизации текстов, Объект изучения: документы. Предмет изучения: систематизация документов. Теоретическая база: труды и монографии специалистов в области документационного обеспечения, издания периодической печати, а также ресурсы сети Интернет. Методы изучения: метод теоретического анализа, метод классификации и структуризации. В структуре курсовой работы введение с обоснованием актуальности исследования, основная часть, состоящая из двух глав, заключение с выводами, список использованной в процессе работы литературы.

Стандарт предъявляет жесткие требования к унификации текстов документов и в существенной мере облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов в качестве традиционного и автоматизированного информационного обмена, а также обмена документацией между ведомствами. В качестве основных направлений работ при формальной унификации выступают следующие процессы: 1) унификация структуры документов, 2) разработка единых правил с цель построения унифицированной документации и коммуникативных форматов, 3) обеспечение унификации типов носителей и форматов документации, 4) обеспечение унификации методов информационного контроля. Работа, связанная с унификацией систем документации обычно начинается с того, что обследуется документооборот исследуемого предприятия или отрасли. На каждый комплект документации, что реализует конкретную функцию управления, формируется матрица, представленная в виде таблицы. В заголовках столбцов записаны наименования документов. В заголовках строк же содержатся все необходимые реквизиты. На пересечении же столбцов и строк необходимо отмечать наличие каждого из реквизитов в конкретном документе. При проведении анализа матрицы можно сформулировать вывод касательно дублирования показателей в документации, а также сформулировать предложения, связанные с составлением оптимальных форм документации.

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) 2. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве/ В.И. Андреева // Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 2018. - 144 с. 3. Кузнецова, Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2014. – № 8-9. – С. 31-36. 4. Документооборот [Электронный ресурс], режим доступа: http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107 (дата обращения: 27.10.2020) 5. Систематизация документов в организации [Электронный ресурс], режим доступа: http://www.profmedia.by/pub/sec/art/86506/ (дата обращения: 27.10.2020)