Делопроизводство – это организационные, технические, информационные, технологические меры, которые обеспечивают документирование внутриорганизационных процессов. Данная сфера достаточно сложная в своей организации, для чего необходимо ориентироваться на повышение эффективности деятельности процессов, связанных с организацией информационного обмена.
Делопроизводство обеспечивает документирование хозяйственной деятельности, организует работу с документами, поэтому документы могут рассматриваться как одно из средств общения в хозяйственной деятельности предприятия, юридически обосновывающие права и обязанности контрагентов и всех объектов, которые вовлечены в процесс функционирования организации. Так как любая организация имеет определенные потоки документов, то, соответственно, в можно говорить о том, что в ней организуется документооборот, под которым в целом понимается движение документов с момента создания (регистрации, поступления в организацию) до завершениях исполнения и передачи в архив.
Делопроизводство в организации обеспечивает система специализированных отделов, к которым относят службу управления делами, общий отдел, канцелярию и ряд других, которые в целом называют службой делопроизводства. Организация должна обеспечивать подходы, позволяющие совершенствовать системы делопроизводства, что позволяет выполнять координацию, контроль и регулирование документопотоков, что соответствует интересам организации.
В рамках курсовой работы была проанализирована система делопроизводства ООО «Палитра». Было определено, что система делопроизводства в ней является рассредоточенной, в ней задействовано большое количество работников организации.
Анализ документооборота согласно классификации позволил увидеть, что в целом документооборот в организации растет, что является следствием расширения деятельности и, соответственно, заключения новых договоров, привлечения контрагентов; изменения масштабов деятельности; изменения организационный структуры. Процессы движения документопотоков в целом является строго регламентированными, но общее количество документов, структурность организации, количество структурных подразделений создает сложности в системе управления документооборотом, не всегда строго определяет ответственных за составление документов (авторов), в результате чего на людей, которые обеспечивают управление документооборотом в пределах своей компетенции, возлагается высокая нагрузка, в результате чего страдает качество труда, уровень производительности.
Одной из важных проблем ООО «Палитра» является долгое согласование договоров, приказов, распоряжений, спецификаций и т.д. Связано это, в первую очередь, с отсутствием качественной системы электронного документооборота, в связи с чем все документы согласуются вручную, через подпись необходимыми согласующими. Отсутствие такой системы в условиях повсеместного внедрения информационных технологий негативно сказывалось на гибкости предприятия, усложняло и замедляло согласование договоров, обработку входящих и исходящих писем, выполнение приказов, распоряжений и т.д.
На основании анализа предлагаемых на рынке СЭД была выбрана система Paydox. Внедрение системы электронного документооборота значительно повысило эффективность работы предприятия, сократив время согласования договоров и спецификаций.
30 страниц
91% уникальность
2020 год
67 просмотров
