В выпускной квалификационной работе определены направления совершенствования организации кадрового делопроизводства на государственном предприятии на примере Межрайонной ИФНС России №15 по Санкт-Петербургу.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
1. Рассмотрено понятие и сущность кадрового делопроизводства на государственном предприятии.
2. Определены нормативно-информационные характеристики и классификация типовой кадровой документации.
3. Рассмотрены правила организации кадрового документооборота.
4. Проведен анализ практики организации кадрового делопроизводства на примере Межрайонной ИФНС России №15 по Санкт-Петербургу.
5. Разработаны рекомендации по совершенствованию кадрового делопроизводства в организации.
Предприятия вне зависимости от размеров, формы, вида деятельности должны организовать учет персонала. Это касается и предпринимателей, работающих индивидуально и имеющих хотя бы одного работника в штате, ? кадровое делопроизводство входит в перечень их обязанностей. Контролирующие инстанции одинаково строго подходят к правильности составления документации и учета сотрудников, а претензии к руководству могут возникнуть у служащих как крупной корпорации, так и небольшой фирмы.
Избежать неприятностей можно лишь ведя постоянный, комплексный и всеобъемлющий учет персонала. Он включает в себя все составляющие кадрового делопроизводства: непрерывное составление документации и отражение отдельных бумаг в регистрах, аккумулирующих информацию, внутрифирменные ротации работников. Также в него входит расчет и начисление заработной платы, учет отработанного времени и так далее.
Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы.
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового делопроизводства.
Впоследствии, при найме кадровика или бухгалтера, которому будет поручена работа с кадрами, директор сможет передать ему обязанности по ведению кадрового учета и документооборота. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. В случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства на виновное лицо налагаются дисциплинарные взыскания.
Этапы организации кадрового делопроизводства на предприятии:
1. Создание нормативной и информационной базы.
2. Оформление на работу руководителя.
3. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
4. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют на ведение бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
5. Назначение ответственного лица ведение и учет трудовых книжек.
6. Прием сотрудников на работу.
В зависимости от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих в ней сотрудников кадровым делопроизводством могут заниматься самостоятельное структурное подразделение или специалист по кадровому делопроизводству, также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.
Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании. Для того чтобы организовать процесс, необходимо: Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию). Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора к содержанию документации. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров). Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.
Межрайонная инспекция ФНС России № 15 по Санкт-Петербургу (Единый центр регистрации). Юридический адрес: 191124, Санкт-Петербург, ул. Красного Текстильщика, дом 10-12, литера «О».
К основным характеристикам персона ФНС России № 15 по Санкт-Петербургу является численность и структура. Численность персонала предприятия зависит от характера, сложности управленческих процессов, степени автоматизации.
К более объективным факторам относят списочной или еще называют фактической численностью, т.е. числом работников, которые официально работают на предприятии составляет – 152 человека, за 2015 год 140 человек.
ИФНС России №15 в соответствии с действующим законодательством создает следующие кадровые документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры; акты; протоколы; письма; должностные инструкции.
Все виды организационно-распорядительных документов в организации оформляются на бланках установленного образца.
Из проведенного анализа видно, что на предприятии имеются нарушения в кадровой документации, такие как отсутствие Положения об экспертной комиссии.
На основе Примерного положения ИФНС России №15 обязана разработать положение об экспертной комиссии для своей организации. Если в организации не было положения об экспертной комиссии, надо изучить Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и разделы в Основных правилах работы архивов организаций, посвященные экспертизе ценности документов.
В ИФНС России №15 есть архивист, ему необходимо поручить организационную работу по созданию комиссии и написанию положения о ней.
Проведенный анализ кадрового документооборота ИФНС России №15 позволил определить так же следующие недостатки:
1. Нарушение правил оформления документов
2. Отсутствие номенклатуры дел
3. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности.
Для устранения выявленных замечаний ИФНС России №15 необходимо совершенствовать процесс регламентация кадровой документации.
Дополнительно, совершенствование кадрового делопроизводства ИФНС России №15 должно включать следующие мероприятия:
? создание условий для повышения квалификации персонала;
? создание кадрового резерва;
? автоматизацию рабочих процессов за счет использования программного обеспечения систем электронного документооборота;
? информационную поддержку за счет осуществлению подписки на журналы: «Справочник кадровика», «Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России»;
? использование психометрических тестов и программных решений в управлении персоналом являются инструментом оценки и отбора персонала. Разработаны на основании российских и международных апробированных методик, проводятся с использованием лицензионных программных продуктов, дают оценку персоналу, кандидатам и специалистам повышенной гарантии, содействуют качеству проводимых работ службами управления персоналом;
? создания единого информационного пространства организационно-распорядительной документации, а также использования каналов связи (Интернет, электронная почта).
Роль системы электронного документооборота:
? увеличить эффективность документооборота;
? создать единое хранилище электронных документов;
? стандартизировать документопоток;
? контролировать исполнительскую дисциплину.
Указанные выше предложения способствуют совершенствованию службы кадрового делопроизводства, т.к. удовлетворяют требованиям современного законодательства и требованиям Правительства РФ.
65 страниц
71% уникальность
2017 год
121 просмотров
