ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в России при существующей социально-экономической обстановке имеют место глобальные изменения в области делопроизводства. Внедрение информационных технологий, электронные документы уверенно приходят на смену традиционным бумажным носителям. Данный факт спровоцирован активным вхождением России в мировое информационное пространство и ведет к тому, что назревает необходимость изменять нормативно-правовую базу делопроизводства.
Раздумываете над тем что, купить дипломную работу по истории или писать самостоятельно? Не тратьте время на раздумья - заказывайте диплом на Work5! Наши авторы подготовят дипломную работу по всем вашим требованиям.
.
Актуальность вопроса современных методов организации делопроизводства обусловлена необходимостью повышения эффективности управления, как на государственном, так и на коммерческом уровне.
Принятая Правительством России стратегия развития информационного общества предусматривает решение наиболее важных задач:
Обеспечение эффективного информационного обмена;
Объединение информационных ресурсов и систем;
Обеспечения объема и качества услуг, предоставляемых в электронном виде;
Совершенствование нормативно-правовой базы [1].
Основные принципы современного делопроизводства отражены в национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Главной особенностью современного управления документами является тот факт, что строится он на принципах, аналогичных принципам системы менеджмента качества. «Планируй-Сделай-Проверь-Действуй» Основные этапы совершенствования:
Разработка политики регламентации процессов;
Построение документационного обеспечения управления строго в соответствии с законодательными актами и утвержденными локальными нормативными документами организации;
Анализ эффективности системы делопроизводства. Формулировка результатов анализа;
Внедрение сформулированных улучшений и дополнений;
Немаловажным требованием данного процесса является обучение и повышение квалификации всех участников документооборота на постоянной основе.
Применение данного подхода позволит повыясить эффективность управления документами, а также объединить систему управления документами [11].
К современному подходу в управлении документационном обеспечении управления необходимо отнести принцип единообразия управления различными видами документов и на различных носителях, независимо от способа доставки.
Данное требование обусловлено тем фактом, что в России наблюдается активный переход от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Применение смешанного документооборота основано на определении самого понятия «документ», как информация идентифицируемая, сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств [7].
Из вышеизложенного следует, что современные системы электронного документооборота должны обеспечивать управление как электронными, так и неэлектронными документами.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания должен осуществляться по установленным правилам и быть строго регламентирован [14]. Поскольку информация является основанием для принятия управленческих решений, документ, как носитель информации, является непременной составляющей внутренней организации любой компании. Причем в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Следует отметить, что практически все формы управленческой деятельности находят свое отражение в соответствующем документе: планирование - через подготовку различных планов; учет- в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство – изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, вследствие тесной связи со всеми формами управленческой деятельности, используется в управлении как способ и средство реализации возложенных на него функций.
Ряд функций, подлежащих документированию, является типовым для всех организаций. К таким функциям относятся: планирование, организационно-распорядительная деятельность, финансирование, учет и отчетность, материально-техническое обеспечение. Эти функции имеют отражение в документах практически всех организаций, любой сфере деятельности. Совокупность взаимосвязи документов, применяемых в определенной области функционирования организации, составляет систему документации. Системы документации могут быть как функциональные, имеющие межотраслевое значение, так и сугубо отраслевые, которые отражают специфику деятельности отдельной сферы деятельности.
Для эффективного функционирования любого предприятия, правильной организации документооборота крайне необходимы такие факторы, как:
• эффективная организация работы службы документационного обеспечения управления;
• максимальное применение системы электронного документооборота на высокопрофессиональном уровне на всех уровнях управления и исполнения во всех структурных подразделениях.
Таким образом, можно выделить комплекс основных задач службы делопроизводства, таких как:
• документирование управленческой деятельности путем реализации следующих функций: изготовление документов, тиражирование, разработка и проектирование контроль качества оформления документов; соблюдение процедуры согласования и утверждения;
• организация работы с документами путем контроля над соблюдением единого порядка документооборота, обработка входящей и исходящей корреспонденции (экспедирование), регистрацию и учет входящей, исходящей и внутренней документации, контроль над исполнением документов, обеспечение хранения документов, защита информации;
• совершенствование форм и методов работы с документами путем разработки и внесения изменений во внутренние нормативные документы, доведения их до сотрудников, методического руководства и контроля над соблюдением установленных правил работы с документами в подразделениях организации, консультации сотрудников по вопросам работы с документами, повышения квалификации сотрудников подразделений, разработки новых форм и методов работы с документами [11].
Целью исследования является раскрытие роли и значения современных методов делопроизводства, а также выявления слабых звеньев в процессе реализации программы внедрения электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
представить характеристику деятельности Коммерческого банка «Локо-Банк», структуру, основные функции подразделения, ответственного за организацию документооборота;
рассмотреть нормативные документы, определяющие порядок организации документооборота в Коммерческом банке «Локо-Банк»;
проанализировать организацию работы с входящими и исходящими документами, учитывая специфику внедренной системы электронного документооборота;
выявить сильные и слабые стороны документооборота, предоставить предложения по улучшению эффективности перехода к современным методам делопроизводства.
Объектом исследования является организация документационного обеспечения управления в Коммерческом Банке «Локо-Банк».
Субъектом исследования - особенности ведения делопроизводства, эффективность работы службы документационного обеспечения в банке, использование автоматизированной системы электронного документооборота как одного из современных методов делопроизводства. .
Источниками для данного исследования послужили федеральные нормативно-правовые акты по делопроизводству, учебно-методическая литература, электронные и периодические издания.
В качестве источников для написания данной дипломной работы использовались также внутренние нормативные документы Коммерческого Банка «Локо-Банк», личные наблюдения и опрос.
Дипломная работа состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованной литературы и сборника приложений.
?
50 страниц
92% уникальность
2016 год
113 просмотров
